Чем занимается отдел казначейства на предприятии. Система казначейства предприятия - основной путь оптимизации финансовых потоков. Сбор информации о сделках

В настоящее время многие компании оказались в непростой ситуации. С одной стороны, нехватка денежных средств, с другой стороны требования кредиторов немедленно погасить долги. Чтобы хоть как-то исправить ситуацию, многие предпринимают такие очевидные меры, как повышение цен или сокращение инвестиций. Однако это не всегда целесообразно - высокие цены снижают конкурентную способность продукции, а отказ от инвестиций замедляет развитие предприятия. Возможно, сохранить финансовую устойчивость поможет оптимизация процессов управления денежными средствами.

Достичь оптимизации финансовых потоков помогают такие мероприятия, как оперативное планирование денежных средств, управление оборотным капиталом, бюджетный контроль заявок на расход денежных средств и план-фактный анализ.

Как правило, комплекс этих инструментов объединяют в систему и называют системой казначейства.

На многих предприятиях система казначейства уже существует, где-то присутствует в усеченном виде, а некоторые только задумываются о необходимости ее внедрения.

Тем не менее, каждый руководитель хочет, чтобы данная технология была эффективна и давала реальные результаты, например, помогала устранять кассовые разрывы и способствовала принятию правильных управленческих решений.

Чтобы будущая система была эффективной, необходимо заранее изучить типовые проблемы, с которыми сталкивается практически каждая компания, и возможные способы их решения. Следует отметить, что особенно сложно наладить процессы казначейства в крупных, многофилиальных структурах.

К сожалению, в большом разнообразии литературы нет готового пособия или руководства по постановке учета казначейских операций, поэтому в данной статье рассмотрим следующие вопросы:

Что такое казначейство?

Какие задачи выполняет казначейство?

Какие инструменты используются в казначействе?

Что такое казначейство?

Основной функцией казначейства является управление финансовыми потоками, т.е. расчет и планирование необходимого объема денежных средств в каждый момент времени и выявление периодов, когда ожидается их недостаток или избыток. Это позволяет избежать кризисных ситуаций и рационально использовать ресурсы компании.

Финансовый поток предприятия складывается из распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых в процессе деятельности предприятия.

Какие задачи выполняет казначейство?

Управление денежными средствами является важной составляющей финансового менеджмента, стратегическая цель которого заключается в постоянном увеличении рыночной стоимости компании, посредством направления всех управленческих решений на улучшение ключевых показателей, влияющих на стоимость.

Оперативные цели условно можно разделить на две составляющие - это обеспечение потребностей компании в денежных средствах и оптимизация денежных потоков.

Достижение этих целей обеспечивается за счет решения следующих основных задач:

Цель: обеспечение потребности компании в денежных средствах:

поддержание оптимального размера запаса денежных средств по центрам учета;

устранение кассовых разрывов (отрицательное сальдо на конец периода);

анализ доступности денежных средств;

Цель: оптимизация денежных потоков:

установка KPI;

календарное (понедельное) планирование денежных средств;

осуществление платежей в рамках бюджетных лимитов;

контроль каждого платежа (согласование заявок на расход);

управление договорными отношениями;

управление дебиторской задолженностью;

управление кредиторской задолженностью;

план-фактный анализ календарного плана;

контроль KPI;

Необходимо отметить, что задачи по управлению ликвидностью и планированию денежных средств также выполняются с помощью такого инструмента как «Бюджетирование» - данный инструмент очень тесно связан с казначейством.

Но бюджетирование в основном отвечает за долгосрочное планирование, в то время как казначейство решает задачи оперативного (краткосрочного) планирования, с детализацией до дня или до каждого конкретного платежа.

Какие инструменты казначейства решают вышеперечисленные задачи?

Одним из основных инструментов казначейства является бюджет движения денежных средств.

Составление бюджета денежных средств позволяет спрогнозировать чистый денежный поток в разрезе видов деятельности: операционной, финансовой и инвестиционной.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) составляется, как правило, на длительный срок (квартал, месяц) и для системы казначейства является ограничением, а точнее, бюджетным лимитом.

Можно сказать, что БДДС является связующим звеном между бюджетированием и казначейством, только для системы бюджетирования это «выход», а для системы казначейства - «вход».Составление БДДС обычно происходит в три этапа:

определение объемов поступлений и выплат;

определение объемов и структуры внешнего финансирования;

корректировка БДДС с целью обеспечения минимально необходимого остатка денежных средств;

Для группы компаний информативность инструмента повышается в случае формирования БДДС в унифицированном (едином) формате по каждому юридическому лицу и консолидированного БДДС по всему холдингу.

Практический опыт

Рассмотрим применение данного инструмента на следующем примере: компания осуществляет транспортные перевозки и насчитывает порядка 11 филиалов по России.

Исторически так сложилось, что управляющая компания и удаленные подразделения работали в большей степени автономно.

Управление денежными средствами было децентрализованное, и планирование осуществлялось каждым филиалом обособленно и в собственном формате, т.е. не было единой классификации статей БДДС и структуры самого бюджета.Консолидировать информацию о денежных потоках не было никакой возможности, что приводило к следующей ситуации: при возникновении кассовых разрывов, филиал пользовался услугами банка и, соответственно, увеличивал банковские издержки.

Как следствие, нельзя было сравнить эффективность деятельности участников группы, а о перекрестном финансировании в холдинге и речи быть не могло.

Решение

Вышеперечисленные проблемы решились с помощью организации централизованного казначейства и разработке унифицированного бюджета БДДС. Была разработана единая классификация бюджетных статей с учетом специфики всех лиц входящих холдинг. Также был проработан механизм консолидации бюджета.

Это позволило владельцам бизнеса анализировать и сравнивать финансовое состояния удаленных подразделений и принимать обоснованное решение о перераспределении свободных денежных средств между ними.

Таким образом, компания получила возможность управлять денежными потоками географически распределенной сети филиалов, как единым организмом.

Еще одним инструментом является платежный календарь, с помощью которого прослеживается динамика платежей, что позволяет синхронизировать поступления и выплаты в оперативном режиме и обеспечить соблюдение приоритетов платежей.

Составление и разработка платежного календаря позволяет определить остаток на начало и конец периода, приход и расход ДС с детализацией до дня.

Практический опыт

Рассмотрим важность использования календарного планирования на примере. Компания занимается проектной деятельностью, при этом проекты длительные и условия взаимоотношений с покупателями постоянно меняются.

Полноценное планирование осуществлялось только по затратам, в силу специфики бизнеса прогнозировать поступления от реализации по дням было очень сложно. Еще одна сложность заключалось в том, что план по доходам за месяц не выполнялся в полном объеме, а по затратам был вынужденный перерасход денежных средств.

Такая ситуация с завидным постоянством приводила к кассовым разрывам внутри календарного месяца и как следствие, к задержке выплаты зарплаты сотрудникам, не выполнение договоренности с поставщиками и дополнительные затраты.

Решение

После тщательного анализа выяснилось, что руководители ЦФО практически всегда могут указать точную дату расхода, перерасход по затратным статьям был связан с не рациональным планированием расходов на обучение, модернизацию оборудования, т.е. статьи, которые были не критичными для оперативной деятельности.

Руководству надо было решать сразу две проблемы:

Прогнозировать поступления так, чтобы максимально точно можно было рассчитать остаток денежных средств на конец дня.

Не допустить ситуацию, когда план по доходам не выполняется, а план по расходам выполняется в полном объеме.

Для решения первой проблемы была переработана классификация статей БДДС так, чтобы для каждой статьи можно было определить способ распределения по дням. Были установлены зависимости отельных доходных статей от других плановых или фактических показателей.

Для совсем «непрогнозируемых» статей метод распределения установили как среднедневной, для ряда статей базой распределения служили коэффициенты, рассчитанные на основании статистических данных прошедших периодов.

Для решения второй проблемы, было приятно решение «завязать» план по расходам (на обучение, модернизацию) на план по доходам, т.е. чтобы эти расходы оплачивались пропорционально выполнению плана по поступлению ДС от продаж.

В результате этих мер, удалось синхронизировать денежные потоки посредством правильного составления и выполнения платежного календаря, отражающего конкретные сроки, объемы, источники поступлений и направления расходования денежных средств.

Самым эффективным способом не допустить несанкционированный расход ДС является механизм согласования и утверждения заявок на расход ДС.

Заявка представляет собой запрос сотрудника на поступление или выплату ДС, содержащий всю информацию о данной операции: цель, получатель, дата операции.

Заявку должны согласовывать ответственные лица и после утверждения, на основании заявки должно происходить фактическое перечисление денежных средств.

Данный инструмент используется во многих организациях и дает вполне очевидные результаты.

Поэтому хотелось обратить внимание на связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС.

Во-первых, заявка должна быть основой для формирования платежного календаря, во-вторых, на основании заявок удобно формировать реестр платежей на следующий банковский день и создавать платежные поручения.

Но самое главное заявка должна проходить контроль на соответствие бюджетным лимитам.

Практический опыт

Как эта связь влияет на работу казначейства, рассмотрим на следующем примере.

Компания занимается туроператорской деятельностью и состоит из большого количества подразделений и сотрудников.

Финансовый директор самостоятельно выполнял казначейские функции, которые заключались в визировании заявок на бумажном носителе.

Планирование в организации не осуществлялось, и задачи по управлению денежными средствами сводились к оперативному контролю платежей.

В условиях постоянного расширения бизнеса, процесс согласования заявок начал отнимать большую часть времени, а решение вопросов об оплате сверхлимитных платежей или сроках переноса заявок требовали почти ежедневных собраний.

Решение

Руководство одобрило идею о расширении финансового отдела и выделении нового сотрудника на роль казначея. Финансовый директор делегировал ему часть полномочий, но для того, чтобы весь процесс проходил под его контролем, необходимо было определить лимиты по бюджетным статьям на будущий период.

Для этого было приято решение разработать и внедрить БДДС с периодичностью месяц, который устанавливает лимит последующего использования денежных средств при оперативном планировании.

В результате финансовый директор основное внимание уделял подготовке и утверждению бюджета движения денежных средств.

Казначей, в свою очередь, должен был в оперативном режиме контролировать все заявки на соответствие бюджетным лимитам и в случае, когда заявка не превышала лимит автоматически утверждать ее.

Это позволило финансовому директору уделять больше внимания стратегическому управлению и планированию финансовой деятельности.

Если планирование БДДС решает вопросы контроля над превышением бюджетного лимита, то задачу сбалансированности платежей (в какой последовательности выполнять платежи и какие платежи можно перенести, а какие нет) успешно выполняет механизм определения приоритетности платежей.

Система приоритетности платежей позволяет оптимизировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок в определенный день превышает доступный объем платежных ресурсов. А для быстрого принятия решения, в реестре, платежи должны группируются в порядке убывания приоритета.

Другим важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.

Практический опыт

Торговая компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей до 30-40 в день.

Вместе с этим, в компании существовала проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

В финансовый отдел поступало до 100 заявок, из которых около 30 нужно оплатить «сегодня». Вопрос, чью заявку оплатить в первую очередь, решался между руководителями ЦФО, что автоматически переводило деловые отношений в личные соревнования, на которые уходило много рабочего времени.

Решение

Выход из этой ситуации сводился к тому, чтобы заранее определить критерии, которые будут влиять на принятие решения об оплате, и максимально исключить человеческий фактор.Для реализации данного способа необходимо было сделать несколько действий.

Шаг 1. Определить перечень статей расходов и их статус. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:

статус 1 - статьи, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);

статус 2 - статьи, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку товара);

статус 3 - статьи, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).

Шаг 2. Определить значимость контрагента для компании. В первую очередь, должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, тем, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).

Шаг 3. Определить статус договора, так как с одним и тем же контрагентом могут быть заключены «неравнозначные» договора. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

В итоге выполнения всех действий, сотрудники финансового отдела получили список статей с заранее проставленными приоритетами и проранжированный список контрагентов и договоров.

Это позволило определять приоритет каждой заявки без участия сотрудников других отделов, что, в свою очередь, упорядочивало работу всех подразделений и экономило рабочее время сотрудников.

Кому имеет смысл внедрять казначейство?

При внедрении системы управления денежными средствами важно проанализировать ожидаемый экономический эффект и расходы на внедрение.

Возможно, что для малого бизнеса результат не оправдает понесенные затраты, а для крупной организации с большими оборотами и численностью персонала это не только целесообразно, но и может спасти бизнес.

Для внедрения системы необходимо не только выделить людей, которые будут выполнять ту или иную функцию казначейства, но и организовать централизованное единое управление.

Обычно в компаниях функции казначейства выполняют различные подразделения, например, бухгалтерия, отвечает за взаимодействие с банком, планово-экономический отдел планирует движение денежных средств, а финансовый директор составляет отчетность.

Но максимально эффективно казначейство работает, когда все функции, в том числе и взаимодействие с банком, перекладывается на специальное выделенное подразделение.

Классический пример: для казначейства критично видеть актуальный остаток на расчетных счетах, а сотрудники бухгалтерии проводит платежки через несколько дней, когда приходит подтверждение на бумажном носителе. Выход из этой ситуации обычно заключается в следующих организационных изменениях:

функции контроля за платежами берет на себя финансовый отдел;

для ввода информации в систему используется «клиент-банк»;

Также снижается эффективность из-за неправильной организационной структуры компании, если, например, подразделение, которое контролирует и предоставляет сведения о кредиторской и дебиторской задолженности или ведет договорные отношения, не подчиняется напрямую финансовому директору. Как следствие - у подразделений разная мотивация, что влияет на эффективность управления финансами.

Поэтому важно построить организационную структуру так, чтобы за управление денежными средствами отвечало специализированное подразделение во главе с Финансовым директором.

Такое подразделение, как правило, тоже называется «Казначейство» и выполняет оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками, страховыми компаниями, различными фондами и другими финансовыми институтами. Задуматься о внедрении казначейства необходимо при следующих условиях:

Увеличение количества контрагентов;

Увеличение оборотов, количества казначейских операций и т.п.

Сложная организационная структура (холдинг, филиальная структура)

Разноплановая деятельность организации (несколько видов оперативной деятельности, финансовая, инвестиционная)

С чего начать?

Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.

Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.

Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета , т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.

Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).

В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.

Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.

Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.

План мероприятий

До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.

Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:

Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;

Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;

Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;

Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;

Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;

Шаг 6: разработать методику финансового планирования;

Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;

Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.

Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.

Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.

Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.

Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.

Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.

Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.

Вывод:

Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.

Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.

Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства - как механизм швейцарских часов.

Ошибки в работе казначейства могут дорого стоить компании. Даже малейшая задержка с оплатой заставит кредиторов усомниться в ее финансовой устойчивости. Во избежание всевозможных рисков необходимо регламентировать работу казначейства. Необходимый минимум - положение о казначействе и регламент осуществления платежей.

Положение о казначействе

Прежде чем начать детально прорабатывать последовательность осуществления платежей, формы отчетности и реестров, нужно создать положение о работе казначейства. Этот документ призван закрепить цели и задачи этого подразделения, функции, выполняемые им, а также принципы взаимодействия с другими структурными единицами компании. Несмотря на кажущуюся формальность положения о работе казначейства, оно решит многие проблемы и избавит компанию от внутренних конфликтов (образец Положения о казначействе компании см. ниже).

ОПЫТ ПРАКТИКА
Ирина Харисова, вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингс»:
«Создавая положение о казначействе для нашей дочерней компании ОАО «Всероссийский научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт релестроения с опытным производством», мы руководствовались простым правилом: деятельность любого подразделения должна быть регламентирована, чтобы можно было четко разграничить полномочия и ответственность, а таго холдинга. Несмотря на традиционную активную научно-исследовательскую работу ВНИИРа в области релкже упорядочить все процессы, связанные с управлением деньгами. Данное положение стандартно для всех предприятий нашеестроения, компания также достаточно успешно ведет производственную деятельность. По прошлому году их выручка составила более 120 млн долларов.

Каких-то серьезных проблем в работе до введения Положения о казначействе не возникало, во многом благодаря тому, что этот документ появился одновременно с созданием казначейской службы. В противном случае прецеденты не заставили бы себя ждать, конфликты между подразделениями стали бы нормой. Например, казначейство имеет право требовать санкции или предлагать поощрить менеджеров по продажам. Дело в том, что в качестве одного из критериев мотивации для них является своевременное получение денежных средств от заказчиков, чтобы дебиторская задолженность не превращалась в хроническую, тем самым «проедая» всю заложенную в цену прибыль.Так вот, если после отгрузки покупатель задерживает платежи, казначейство предоставляет необходимые данные для снижения бонуса продавца. Почва для конфликта и дальнейшего выяснения отношений на тему, у кого и какие права есть, была бы обеспечена. Положение о казначействе сразу снимает эти и многие другие вопросы».

Регламент платежей

Другой не менее важный документ, который должен быть разработан для казначейства, – регламент исполнения платежей. Обеспечить контроль над всеми платежами – одна из основных задач любого финансового директора (образец Регламента взаимодействия подразделений при проведении безналичных платежей в компании см. далее).

ОПЫТ ПРАКТИКА
Андрей Демидов, начальник отдела корпоративных финансов компании «Евросеть»:
«У нас матричная структура подчинения. Все филиалы функционально подчиняются головному офису. Отдел корпоративных финансов головного офиса, который в принципе можно называть департаментом казначейства – в этом не будет ошибки – включает следующие подразделения: группа по работе с финансовыми институтами (получение кредитов и эквайринг), группа по обслуживанию кредитных организаций (организация и контроль инкассации, открытие/закрытие р/с),группа казначейства (распределение всех платежей между филиалами и банками), группа по страхованию имущества, группа банк-клиент (отправка платежей, разнесение выписок) и касса.

В филиалах все проще. У финансового директора филиала есть в подчинении финансовый менеджер и операционистки, которые отправляют все платежи и разносят выписки. Все платежи у нас в обязательном порядке согласовываются в головном офисе. Схема прохождения платежей, на мой взгляд, достаточно простая и понятная. У нас есть бюджет движения денежных средств, из которого понятны все предстоящие платежи. Помимо него составляется еженедельный прогноз движения денежных средств в разрезе ЦФО. Каждому подразделению выделяется определенная сумма на неделю в соответствии с бюджетом. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow). Мы видим их предстоящие расходы и знаем, сколько денег они перечислят в головной офис (все свободные средства они направляют в ПО).

Что касается авторизации платежей, то все это происходит в модуле SAP в режиме онлайн. То есть филиалы выставляют заявки, просят их оплатить, мы согласовываем, после чего ставим статус «к оплате». Дальше остается выбрать, с какого расчетного счета мы можем платить (грубо говоря, выбрать, где есть деньги), и выгрузить готовую платежку в систему «банк-клиент». Внедрять SAP мы начали в 2005 году, закончили создание системы электронного визирования платежей во всех филиалах в конце 2007 года.

Образец положения о казначействе

ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ ИРИНЫ ХАРИСОВОЙ, ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА И ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДИНГС»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО «ВНИИР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О КАЗНАЧЕЙСТВЕ

I. Общие положения
Казначейство является структурным подразделением и подчиняется финансовому директору института.
В своей деятельности казначейство руководствуется Политикой ОАО «ВНИИР» в области качества на текущий момент и на перспективу, настоящим Положением, требованиями государственных нормативных документов.

Компания сертифицирована на соответствие требованиям качества по стандартам ISO. Оговорка о соответствии работы казначейства стандартам качества сделана в том числе для того, чтобы соответствовать правилам сертификации. Более того, один из наших очень крупных клиентов требовал продемонстрировать Положение о казначействе, чтобы быть уверенным в качестве исполнения платежей.

II. Задачи
Организация финансовой деятельности института, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов института, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.

Конечно, казначейство в первую очередь отвечает за сохранность и эффективность использования оборотных средств, а именно денег и дебиторской задолженности. Задача обеспечения сохранности и эффективности использования основных фондов, а также трудовых ресурсов, как бы странно ни выглядела, если вдуматься, тоже понятна. Например, произойдет по вине казначейства задержка с выплатой заработной платы, и ни о какой сохранности трудовых ресурсов, а точнее кадров, не будет и речи.

III. Структура
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор по представлению финансового директора.
Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется руководителем казначейства в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

IV. Функции
1. В области финансово-кредитного планирования
1.1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов института со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
1.2. Участие в составлении и представление в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков.

Казначейство именно участвует в составлении и представлении в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков, но не договаривается о кредитах. Весь переговорный процесс с кредитными организациями возложен на головной офис компании «АБС Холдингс». Поэтому задача казначейства – подготовить весь необходимый пакет документации, в срок согласовать его и передать банку.

1.3. Участие в определении потребности собственных оборотных средств по элементам и расчет нормативов оборотных средств.
1.4. Составление плана финансирования централизованных капитальных вложений и плана финансирования капитального ремонта основных фондов.
1.5. Осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии.
1.6. Доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до отделов, служб, цехов института и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
1.7. Составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов.
1.8. Обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.
2. В области финансово-оперативной работы
2.1. Обеспечение в установленные сроки: платежей в государственный бюджет; уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам; выдачи заработной платы работникам института и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
2.2. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
2.3. Оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки.
2.4. Предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств.

Ситуацию с дебиторской задолженностью, помимо менеджеров по продажам, контролирует казначейство. Поэтому для этого подразделения предусмотрены такие функции. И именно казначейство может остановить отгрузки клиентам, если те не платят по своим долгам. Подобная ситуация не так давно имела место. Казначей напрямую связался с вице-президентом и сообщил о несогласии с применяемой политикой отгрузки, которая не соответствовала кризисным условиям. Руководство предприятия не спешило принимать решение об ее изменении. Дальше проблему решала уже головная компания «АБС Холдингс».

2.5. Ведение ежедневного оперативного учета выполнения показателей финансового плана.
2.6. Составление и представление руководству института сведений и справок о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии.
2.7. Составление и своевременное представление вышестоящей организации, финансовым органам и учреждениям банков установленной оперативной финансовой отчетности.
2.8. Осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах.

Предприятия «АБС Холдингс» расположены в разных регионах, что может несколько увеличить время с момента оплаты до зачисления денег на расчетный счет контрагента. Чтобы этого не происходило, казначейство может заранее перечислить деньги на счета московского филиала банка, в котором обслуживается то или иное предприятие, чтобы ускорить расчеты, например, с московскими поставщиками.

2.9. Совместно с отделами и службами института: рассмотрение претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, и разработка предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии; предъявление претензий (совместно с юридическим отделом) и применение санкций к покупателям, поставщикам и заказчикам; принятие мер (совместно с юридическим департаментом и главной бухгалтерией) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов.
2.10. Внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, и обеспечение соблюдения правил ведения этих расчетов.
2.11. Получение, хранение, оперативный учет и выдача наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о ведении кассовых операций.
2.12. Соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах института и обеспечения полной сохранности денежных знаков.
3. В области контрольно-аналитической работы
3.1. Осуществление контроля: за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов; за состоянием отгрузки и реализация продукции; за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по предприятию; за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятием, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству института.
3.2. Осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования.
3.3. Участие в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности института и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели.
3.4. Участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.
3.5. Участие в работе по совершенствованию организации и планирования оборотных средств и в осуществлении мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости оборотных средств института.

V. Взаимоотношения казначейства с другими подразделениями и дочерними институтами
1. С руководством института
Получает: планы по корректировке стратегии института, согласованные и утвержденные бюджеты. Предоставляет: оперативные данные управленческого учета, проекты регламентов и бюджетов, результаты финансового анализа и прогнозирования.
2. С департаментами
Порядок получения счетов и прохождения заявок на оплату подробно изложен в регламенте осуществления платежей.

VI. Права
1. Требовать от подразделений института представления материалов (данных анализа хозяйственной деятельности бухгалтерского, статистического и оперативного учета и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию казначейства.
2. Контролировать финансовую деятельность подразделений института и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
3. По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству института о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям института.

Казначейство не принимает единоличных решений о премировании или депремировании менеджеров по продажам, допустивших возникновение просроченной дебиторской задолженности. Тем не менее именно это подразделение может наложить свое вето на выделение премий «нерадивым продажникам». Бывают и обратные ситуации, когда казначейство инициирует выплату дополнительных бонусов тем специалистам отдела продаж, клиенты которых платят регулярно и точно в срок.

4. По уполномочию руководства института распоряжаться финансовыми ресурсами и подписывать (первой подписью) денежные, платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, с соблюдением действующего законодательства, правил договоров, инструкций, а также утвержденных планов, смет и согласованных реестров на оплату.
5. Представлять предприятие в финансовых, кредитных и других организациях по финансовым вопросам.
6. Визировать все документы, связанные с финансовой деятельностью института (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения и др.).

Любой значимый контракт или иной документ, с которым в будущем будут связаны денежные потоки компании, должен пройти согласование в отделе казначейства. Без этого не будет полноценного контроля над расходованием средств.

7. Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями института.

VII. Ответственность
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел казначейства задач и функций, а также за реализацию Политики ОАО «ВНИИР» в области качества несет начальник казначейства.
2. Ответственность за обеспечение выполнения документально оформленных требований системы менеджмента качества ОАО «ВНИИР», Руководства по качеству несет начальник казначейства.
3. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Пример регламента платежей

ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ АНДРЕЯ ДЕМИДОВА, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КОРПОРАТИВНЫХ ФИНАНСОВ КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ »

КОМПАНИЯ ЕВРОСЕТЬ

Исполнитель: Редакция: от 28.02.08
Страниц всего: 10 Утверждено: Приказ № О-0261 от 28.02.2008
Статус: Действующий

1. Термины и определения и сокращения
1.1. Поставщик товара – поставщик телефонов, аксессуаров и портативной техники.
1.2. Заявка – заявка на безналичный платеж или заявка на получение денежных средств на командировку.
1.3. ГО – Головной офис.
1.4. СГБ – служба главного бухгалтера.

2. Назначение
2.1. Настоящий Регламент определяет сроки, порядок действий и ответственность сотрудников Компании при проведении безналичных платежей.

3. Применение
3.1. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками Компании.

4. Оформление и подача заявки на безналичный платеж
Для проведения безналичного платежа инициатор платежа в ГО/в Филиале:
4.1. Оформляет зая вку на безналичный платеж (далее заявка) (Приложение 1).

4.2. Прикладывает к заявке копии первичных документов, подтверждающих необходимость проведения платежа:
– предоплата – счет;
– оплата по факту выполненных работ, услуг – акт выполненных работ, услуг/накладная;
– при первом платеже по новому договору дополнительно необходима копия договора, а при первой оплате строительно-ремонтных работ – смета.
4.3. Передает заявку с первичными документами бюджетному контролеру в Головном Офисе/ответственному лицу в Филиале в соответствии с Приказом об утверждении списка ответственных лиц Компании.
4.4. Сроки передачи и прохождения всех заявок на безналичный платеж, кроме заявок по платежам поставщикам товара указаны в (Приложении 2).

Если говорить в самых общих чертах, то в среднем на прохождение платежа отводится два дня максимум. В отношении поставщиков мы стараемся действовать более оперативно, чтобы не испортить партнерские отношения. Платеж уходит в тот же день, когда подана заявка. Стоит отметить, что в головном офисе в день оплачивается порядка 500 заявок.

4.5. Сроки подачи и прохождение заявок на безналичный платеж по оплате поставщикам товаров указаны в Приложении 3.

5. Этапы утверждения заявки на безналичный платеж
5.1. После получения заявки от инициатора бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале:
5.1.1. Проверяет правильность оформления заявки.

Довольно часто встречаются ошибки в реквизитах контрагентов – где-то около 1–3 процентов от всех поданных заявок на платеж. Также на начальной стадии отсеиваются заявки, неверно заведенные по бюджетным статьям.

5.1.2. Проверяет наличие первичных документов к заявке.
5.1.3. Проверяет соответствие реквизитов контрагента в первичных документах и в учетной системе.
5.1.4. Проверяет возможность оплаты поданной заявки из средств бюджета.
5.1.5. Возвращает инициатору платежа заявку и первичную документацию и информирует его о причинах, если:
– заявка оформлена неправильно;
– к заявке приложена не вся первичная документация;
– если реквизиты контрагента в первичной документации не соответствуют реквизитам контрагента, указанным в учетной системе;
– в бюджете нет денежных средств для оплаты поданной заявки.

Оплата блокируется до следующего месяца, но бывают и исключения, в зависимости от важности платежа. И если выплата критически важна, то есть несколько вариантов действий: первый – взять деньги из бюджета следующего периода, а второй – по согласованию с вице-президентами соответствующих подразделений перекинуть средства из другой статьи бюджета.

5.1.6. Визирует полученную заявку.
5.1.7. Отражает в бюджете данные, указанные в заявке.
5.1.8. Передает заявку с первичными документами сотруднику Группы Казначейство ГО/бюджетному контролеру Филиала.
5.1.9. По российским поставщикам товара – организует хранение заявок с приложенными копиями первичных документов.
5.2. После получения заявки от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале сотрудник Группы Казначейство ГО / бюджетный контролер Филиала:
5.2.1. Проверяет правильность внесения данных заявки в бюджет.
5.2.2. При обнаружении ошибок информирует об этом бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале.
5.2.3. В случае недостатка денежных средств в бюджете блокирует платеж и информирует инициатора платежа и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине блокировки.
5.2.4. Передает заявки, кроме заявок по платежам, поставщикам товара, по реестру на подпись главному бухгалтеру юридического лица в ГО/в Филиале.
5.2.5. Забирает завизированную или заблокированную заявку с первичными документами у главного бухгалтера юридического лица в ГО/в Филиале по реестру. Факт блокировки заявки указывается в реестре.
5.2.6. В случае отклонения заявки главным бухгалтером юридического лица в ГО/в Филиале информирует инициатора и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине отклонения.

Случаи отклонения заявки главным бухгалтером в последнее время большая редкость, и все же бывают. Как правило, это происходит из-за того, что к заявке не приложена необходимая первичная документация, например оригинал договора.

5.2.7. Организует хранение заблокированных заявок до возможности совершения оплаты, но не дольше 1 рабочего дня. По истечении указанного срока возвращает заблокированную заявку бюджетному контролеру в ГО/ ответственному лицу в Филиале.
5.2.8. Передает заявки, в том числе по иностранным поставщикам товара, по которым возможно совершить оплату, с первичными документами начальнику Группы Казначейство ГО/Финансовому директору Филиала.
5.3. Начальник Группы Казначейство ГО/Финансовый директор Филиала:
5.3.1. Проверяет заявку на соответствие требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.2. Информирует бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале и возвращает инициатору заявку с первичной документацией, если заявка не соответствует требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.3. Ранжирует по приоритету платежей заявки, поступившие за день.

Приоритет платежа зависит от важности и срочности. Жестко формализованной процедуры определения приоритета нет.

5.3.4. Определяет заявки, подлежащие оплате в ближайший рабочий день. Остальные заявки оплачиваются на следующий рабочий день при наличии денежных средств.
5.3.5. Передает заявки, подлежащие оплате, с первичной документацией сотруднику Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
5.4. После получения заявок на оплату сотрудник Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала:
5.4.1. Для каждой заявки определяет банк оплаты.

Банк, из которого будет осуществлен платеж, определяется довольно просто. Утром в головном офисе уже есть сведения об остатках средств на всех счетах. Соответственно платеж уходит с того расчетного счета, на котором достаточно средств.

5.4.2. Передает заявки с первичной документацией в Группу Банк ГО/Филиала.

6. Оплата заявки на безналичный платеж
Сотрудник Группы «Банк» ГО/Филиала:
6.1.1. Проводит платежи на оплату по заявкам, полученным из Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
6.1.2. Организует хранение оплаченных заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.

7. Особенности проведения безналичных платежей в ГО и в Филиалах, работающих в системе SAP R/3
7.1. Бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале дополнительно к п. 2.1. заносит заявку, полученную от инициатора, в систему SAP R/3 согласно Инструкции «Заявки на оплату».
7.2. Все этапы утверждения заявки фиксируются в системе SAP R/3 согласно Инструкции «Работа с отчетом ZZLSPR».
7.3. Конечным этапом прохождения бумажных заявок являются:
7.3.1. Все заявки, кроме заявок по платежам поставщикам товара – утверждение заявки главным бухгалтером юридического лица. Главный бухгалтер юридического лица организует хранение заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.2. Заявки по платежам российским поставщикам товара – утверждение заявки бюджетным контролером ГО/Ответственное лицо Филиала. Бюджетный контролер в ГО/ Ответственное лицо в Филиале организует хранение заявок по российским поставщикам товара с копиями первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.3. Заявки по платежам иностранным поставщикам товара – проходят все этапы утверждения: от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале до Группы банк ГО/Филиала, кроме п. 5.2.4., 5.2.5. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow).

Сергей Блудов, заместитель председателя правления Русславбанка:

Многие выделяют казначейство банка в отдельное подразделение. В крупных банках, с большим количеством операций в различных секторах рынка, казначейство в банке имеет узкие функции: формирует структуру распределения ресурсов, устанавливает и контролирует процентные ставки, портфели активов и пассивов, трансфертные цены, следит за процентным риском, риском ликвидности и т.д. С фронт-офисом (подразделением, совершающим сделки и управляющим портфелями) в таких банках казначейство, как правило, непосредственно не связано.

В банках поменьше фронт-офис зачастую включается в состав казначейства и трейдеры подчиняются непосредственно начальнику казначейства банка. Такая структура позволяет более оперативно принимать решения по тактическим вопросам и корректировать действия в зависимости от ситуации на рынке. С другой стороны, в таких банках уделяется меньше внимания глобальным портфелям, они пользуются меньшим набором финансовых инструментов, у них упрощен процесс фондирования и бюджетирования. Бэк-офис (подразделение, ведущее учет и оформление операций) в этом случае в структуру казначейства банка не входит.

Совсем не выделять казначейство можно, если набор операций, осуществляемых банком, минимален как по ассортименту, так и по объемам. В таких банках подразделение, совершающее операцию, само же ее и оформляет. Своих открытых позиций эти банки или не имеют вовсе, или их контролирует высшее руководство. Процентная политика, а зачастую и ставки для конкретных клиентов и по ряду операций в таких банках исходят от первых лиц. Таким образом, в небольших банках функции казначейства делегируются сотрудникам по следующей примерной схеме:

Распределение ресурсов, процентная политика, объекты инвестирования и т.д. - руководству банка;

Операции на валютном рынке - отделу, обслуживающему клиентскую конверсию, обменные операции с наличными средствами. Он же, как правило, составляет отчетность по открытой валютной позиции;

Операции на фондовом и денежном рынках - отделу, работающему с депозитами банков, юридических лиц и долговыми ценными бумагами.

Выделение казначейства коммерческого банка в самостоятельное подразделение зависит от экономической целесообразности. Деятельность казначейства коммерческого банка, как самостоятельного подразделения должна способствовать совершенствованию процессов управления и контроля над рисками, а также увеличению прибыли. Принимая решение о выделении казначейства в отдельную структуру, необходимо также учитывать размер и количество операций, осуществляемых банком, и степень делегирования полномочий. В целом же выделение казначейства, разделение фронт- и бэк-офисов с различным подчинением крайне необходимо. Во-первых, с точки зрения контроля операционных рисков, во-вторых, с точки зрения пресечения злоупотреблений сотрудников.

В нашем казначействе есть самостоятельный руководитель, действующий в рамках лимитов и делегированных полномочий, которые закреплены соответствующими регламентами и положениями. Он подчиняется непосредственно заместителю председателя правления банка, курирующему деятельность казначейства. Вопросами лимитов, объемов портфелей и прочих предельных показателей ведают кредитный и ресурсный комитеты.

Сергей Зыбин, начальник управления операций на финансовых рынках Интерпромбанка:

Термин «казначейство» в отношении к банкам не определен нормативными документами ЦБ РФ. По сути, в нем отражена идея управления денежной ликвидностью. Зачастую его употребляют, когда говорят об управлении финансовым потоком, cash flow. В нашем банке cash flow контролируется управлением операций на финансовых рынках. В это подразделение стекается вся информация о суммах, сроках расчетов и ставках всех активно-пассивных операций банка, которая и позволяет принимать решения по кратко-, средне- и долгосрочной ликвидности банка и регулировать структуру активов и пассивов. В нормативных документах ЦБ РФ и других регулирующих органов отсутствует требование по обособлению функций казначейства банка в рамках отдельного структурного подразделения. Кредитная организация сама должна определять структуру, которая наиболее адекватно соответствует целям и задачам банка. Необходимо только соблюдать меры по предупреждению конфликта интересов, изложенные в положении ЦБ РФ №242-П.

Понятно, что в любом, даже самом маленьком, банке есть сотрудники, отвечающие за управление ликвидностью. В небольшом банке это может быть дилер или позиционер. По мере роста кредитной организации эта работа требует больше времени и ответственности и, как правило, аккумулируется в подразделениях, осуществляющих операции на финансовом рынке, как это и происходит в нашем банке. Думаю, что выделять казначейство как самостоятельное подразделение имеет смысл в более крупном банке с размерами активов от 0,5 млрд долларов США.

В нашем банке функции главы казначейства возложены на заместителя председателя правления, курирующего управление операций на финансовых рынках.

Артем Шаталов, начальник управления казначейства Славинвестбанка:

Исторически сложилось, что в большинстве банков существует подразделение, которое выполняет казначейские функции обособленно. В зависимости от специфики деятельности банка данное подразделение аккумулирует в себе несколько основных функций. Функции эти зачастую несут в себе конфликт между банковским бизнесом и управлением текущей и стратегической деятельностью банка. Две основные функции, сосредоточенные в таком подразделении, - это торговая функция (операции на денежном и фондовом рынках и конверсионные операции), а также функция управления ликвидностью. Они противоречат друг другу, поскольку поддержание ликвидности снижает объем активов для формирования прибыли.

На этапе небольшого банка, с активами до 100 млн долларов, без четкого выделения различных направлений бизнеса, эти функции выполняет, как правило, одно подразделение, которое осуществляет торговые операции на рынке МБК, а также осуществляет расчет, контроль и управление текущей платежной позицией. Данный симбиоз позволяет довольно оперативно управлять платежной позицией в текущем режиме, однако при дальнейшем увеличении объема банковской деятельности и внедрении системы управленческого учета и ее производных, а также при переходе банка на более качественный уровень управления необходимо осуществлять выделение основных функций.

Необходимость выделения функции казначейства банка в обособленную может возникать как в процессе роста банка по объемным показателям, так и по качественным. Задача казначейства - оптимизировать структуру баланса таким образом, чтобы достичь необходимого уровня рентабельности, выполняя все свои обязательства.

Как правило, выделение осуществляется по принципу консолидации бизнес-процессов: торговые и конверсионные операции - в одно подразделение, а контроль, анализ и управление ликвидностью - в другое. В нашем банке эти два подразделения обособлены, хотя работают в тесном взаимодействии. Это собственно управление казначейства и управление операций на финансовых рынках (УОФР). Они независимы и подчинены разным руководителям. Управление казначейства осуществляет контроль, анализ и прогнозирование уровня ликвидности на всех горизонтах планирования. Управление операций на финансовых рынках осуществляет торговлю на МБК, операции с ценными бумагами, валютные операции. Вместе с тем УОФР поддерживает необходимый уровень средств для финансирования текущей деятельности банка на основании данных управления казначейства.

Функционально управление казначейства подчиняется Комитету по управлению активами и пассивами (КУАП) - коллегиальному органу, одна из функций которого заключается в управлении риском ликвидности. Это означает, что все решения, связанные с средне- и долгосрочным управлением ликвидностью банка, осуществляются на основании решений КУАП, а по вопросам, связанным с текущей ситуацией, управление казначейства наделено необходимыми полномочиями. По решению КУАП определяется структура активов и пассивов, определяются направления формирования активов и пассивов с учетом структуры баланса.

Выделение казначейства в отдельную структуру оправданно при диверсификации бизнес-процессов внутри банка, при построении системы управления рисками банка или приведении ее к более качественному уровню. Полное управление ликвидностью - это управление структурой баланса банка, управление банком как единым механизмом, поскольку ликвидность является основой деятельности банка.

Руслан Щербаков, руководитель казначейства Москомприватбанка:

Рассматривая казначейство как одну из целевых задач развития банковского бизнеса в целом, в основу которого положено проведение высокоскоростных операций с денежными средствами, направленное на получение мгновенной спекулятивной прибыли, следует отметить, что одной из функций управления технологическим процессом межбанковского бизнеса является функция управления краткосрочной ликвидностью банка. Решение такого рода управленческих функций в соответствии с миссией и целевыми установками банка возложено на позиционеров казначейства Москомприватбанка. Для предотвращения конфликтов между другими бизнесами кредитной организации казначейство, вне зависимости от объема операций, должно существовать как самостоятельное подразделение.

Читайте наши материалы на тему "Казначейство банка".

Исполнение бюджета может быть либо банковским, либо казначейским. В России переход к казначейскому исполнению бюджета начался в 1992 г. и закончился в 2000 г. До 1992 г. исполнение бюджета в нашей стране было банковским.

Чем отличаются эти две формы исполнения бюджета?

При банковском исполнении бюджета средства налогоплательщиков поступали на счета налоговых органов в Банке России или в коммерческих банках. Один раз в пять дней Банк России получал от коммерческих банков информацию о поступлениях налоговых платежей, зачисляемых в доход федерального бюджета. Эта информация передавалась в Министерство финансов. Она носила обобщенный характер и не детализировалась в соответствии с бюджетной классификацией.

Параллельно с этим процессом налоговые органы собирали информацию о зачисленных на их счета налоговых платежах, обобщали ее и передавали в Министерство финансов два раза в месяц.

Понятно, что данные налоговых органов и Банка России могли не совпадать из-за отсутствия сверки в ходе их получения. Кроме того, эти данные не были оперативными.

При банковской системе финансирование расходов бюджета проводилось через счета в банках отраслевых министерств и ведомств. При этом невозможно было контролировать процесс прохождения выделенных средств до бюджетных учреждений, т. е. конечных получателей. Этим пользовались коммерческие банки, используя бюджетные средства в качестве своих кредитных ресурсов.

Казначейская система исполнения бюджета состоит в том, что при ней между налогоплательщиками и бюджетополучателями, с одной стороны, и банками, с другой — встраивается особая контролирующая структура — казначейство.

Казначейство контролирует оба потока бюджетных ресурсов — и доходный, и расходный — на одном счете. Тем самым обеспечивается принцип единства кассы, а также достигается ускорение оборачиваемости бюджетных средств. Казначейская система позволяет детализировать информацию об исполнении бюджета.

Казначейство выполняет следующие функции:

• обеспечивает учет всех доходов бюджета;
• подтверждает бюджетные обязательства (т. е. обязательства по расходованию бюджетных средств), и совершает разрешительную надпись на право осуществления расходов, т. е. санкционирует расходы в рамках лимитов бюджетных обязательств;
• осуществляет платежи от имени получателей бюджетных средств.

Федеральное казначейство входит в состав Министерства финансов РФ.

Федеральное казначейство регистрирует поступающие доходы и осуществляемые расходы в Главной книге Федерального казначейства. Эта книга ведется на основе плана счетов, утверждаемого самим казначейством. Данные, заносимые в главную книгу казначейства, являются основой для подготовки отчетов об исполнении федерального бюджета. В Федеральном казначействе ведется сводный реестр получателей средств федерального бюджета.

Для учета расходов федерального бюджета используются лицевые счета бюджетных средств, открываемые в едином учетном регистре Федерального казначейства для каждого главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета.

На лицевом счете отражается объем средств федерального бюджета, которыми располагает распорядитель либо получатель этих средств.

Структура казначейства состоит из трех звеньев.

1. Главное управление Федерального казначейства (ГУФК). Это управление осуществляет сводный учет доходов и расходов федерального бюджета.
2. Управления Федерального казначейства (УФК) в областях, краях и республиках в составе РФ, в городах Москва и Санкт-Петербург.
3. Отделения Федерального казначейства в городах и городских регионах (ОФК).

Федеральное казначейство в структуре министерства финансов

Федеральное казначейство Российской Федерации создано в структуре РФ. Федеральное казначейство руководствуется Положением о Федеральном казначействе.

В Российской Федерации образована единая централизованная система органов федерального казначейства (казначейство), включающая Главное управление федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации и территориальные органы по республикам в составе Российской Федерации, краям, областям, автономным образованиям, городам Москве и Санкт-Петербургу, городам (за исключением городов районного подчинения), районам и районам в городах.

Федеральное казначейство (Казначейство России) является федеральным органом исполнительной власти (федеральной службой), осуществляющим в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

Федеральное казначейство находится в ведении Министерства финансов Российской Федерации.

Федеральное казначейство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Федеральное казначейство осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, общественными объединениями и иными организациями.

Федеральное казначейство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

• доводит до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета показатели сводной бюджетной росписи, лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования;
• ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета;
• открывает в Центральном банке Российской Федерации и кредитных организациях счета по учету средств федерального бюджета и иных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации, устанавливает режимы счетов федерального бюджета;
• открывает и ведет лицевые счета главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
• ведет сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
• ведет учет показателей сводной бюджетной росписи федерального бюджета, лимитов бюджетных обязательств и их изменений;
• составляет и представляет в Министерство финансов Российской Федерации оперативную информацию и отчетность об исполнении федерального бюджета, отчетность об исполнении консолидированного бюджета Российской Федерации;
• получает в установленном порядке от главных распорядителей средств федерального бюджета, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов и органов местного самоуправления материалы, необходимые для составления отчетности об исполнении федерального бюджета и консолидированного бюджета Российской Федерации;
• осуществляет распределение доходов от уплаты федеральных налогов и сборов между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• осуществляет прогнозирование и кассовое планирование средств федерального бюджета;
• осуществляет управление операциями на едином счете федерального бюджета;
• осуществляет в установленном порядке кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;
• обеспечивает проведение кассовых выплат из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации от имени и по поручению соответствующих органов, осуществляющих сбор доходов бюджетов, или получателей средств указанных бюджетов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в Федеральном казначействе;
• осуществляет предварительный и текущий контроль за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета;
• осуществляет подтверждение денежных обязательств федерального бюджета и совершает разрешительную надпись на право осуществления расходов федерального бюджета в рамках выделенных лимитов бюджетных обязательств;
• обобщает практику применения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности и вносит в Министерство финансов Российской Федерации предложения по его совершенствованию;
• осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Федерального казначейства и реализацию возложенных на него функций;
• обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;
• обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;
• обеспечивает мобилизационную подготовку Федерального казначейства;
• организует профессиональную подготовку работников Федерального казначейства, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку;
• осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Федерального казначейства;
• взаимодействует в установленном порядке с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями в установленной сфере деятельности;
• проводит в установленном порядке конкурсы и заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Федерального казначейства, а также на проведение научно-исследовательских работ для государственных нужд в установленной сфере деятельности;
• осуществляет иные функции в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Федеральное казначейство с целью реализации полномочий в установленной сфере деятельности имеет право:

• запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам установленной сферы деятельности;
• давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности;
• организовывать проведение необходимых экспертиз, анализов и оценок, а также научных исследований в установленной сфере деятельности;
• привлекать в установленном порядке для проработки вопросов, отнесенных к установленной сфере деятельности, научные и иные организации, а также ученых и специалистов;
• осуществлять контроль за деятельностью территориальных органов Федерального казначейства;
• создавать, реорганизовывать и ликвидировать территориальные органы Федерального казначейства по согласованию с министром финансов Российской Федерации;
• применять предусмотренные законодательством Российской Федерации меры ограничительного, предупредительного и профилактического характера, направленные на недопущение и (или) пресечение нарушений юридическими лицами и гражданами обязательных требований в установленной сфере деятельности, а также меры по ликвидации последствий указанных нарушений;
• создавать совещательные и экспертные органы (советы, комиссии, группы, коллегии) в установленной сфере деятельности.

Федеральное казначейство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, а также функции по управлению государственным имуществом и оказанию платных услуг.

Установленные абзацем первым настоящего пункта ограничения не распространяются на полномочия руководителя Федерального казначейства по управлению имуществом, закрепленным за Федеральным казначейством на праве оперативного управления, решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Федерального казначейства.

Федеральное казначейство возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Российской Федерации по представлению министра финансов Российской Федерации.

Руководитель Федерального казначейства несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Федеральное казначейство полномочий.

Руководитель Федерального казначейства имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности министром финансов Российской Федерации по представлению руководителя Федерального казначейства.

Количество заместителей руководителя Федерального казначейства устанавливается Правительством Российской Федерации.

Руководитель Федерального казначейства:

• распределяет обязанности между своими заместителями;
• представляет министру финансов Российской Федерации:
• проект положения о Федеральном казначействе;
• предложения о предельной численности и фонде оплаты труда работников центрального аппарата Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства;

• предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителей руководителя Федерального казначейства;
• предложения о назначении на должность и освобождении от должности руководителей территориальных органов Федерального казначейства;
• проект ежегодного плана и прогнозные показатели деятельности Федерального казначейства, а также отчет об их исполнении;
• предложения по формированию проекта федерального бюджета в части финансового обеспечения деятельности Федерального казначейства;
• проекты положений о территориальных органах Федерального казначейства;
• назначает на должность и освобождает от должности работников центрального аппарата Федерального казначейства и заместителей руководителей территориальных органов Федерального казначейства;
• решает в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе вопросы, связанные с прохождением федеральной государственной службы в Федеральном казначействе;
• утверждает положения о структурных подразделениях центрального аппарата Федерального казначейства;
• утверждает структуру и штатное расписание центрального аппарата Федерального казначейства в пределах установленных Правительством Российской Федерации фонда оплаты труда и численности работников, смету расходов на содержание центрального аппарата Федерального казначейства в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете;
• утверждает численность и фонд оплаты труда работников территориальных органов Федерального казначейства в пределах показателей, установленных Правительством Российской Федерации, а также смету расходов на их содержание в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете;
• утверждает положение о Почетной грамоте Федерального казначейства;
• на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства финансов Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Федерального казначейства.

Финансирование расходов на содержание центрального аппарата и территориальных органов Федерального казначейства осуществляется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете.

Федеральное казначейство является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Место нахождения Федерального казначейства — г. Москва.

Иван Черныш , эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности, рассказывает о том, как выстроить централизованное казначейство в территориально распределенной группе компаний с различными видами деятельности.

А именно:

• определить цели централизованного казначейства;
• проанализировать текущие процессы;
• выявить роли головной компании и ее функции;
• разработать бюджет движения денежных средств, его структуру и аналитику;
• создать процедуру согласования заявок;
• написать регламент выполнения казначейских функций;
• автоматизировать процесс по группе;

Отметим, в рассматриваемом примере сложность заключается в том, что каждая компания, входящая в группу, работает со своим банком или группой банков. Казначейская функция (регламент по казначейству, регламент по планированию ДДС, кредитная политика и т.д.) отличается.

Этап 1. Определение целей централизованного казначейства

Прежде всего, задумайтесь о целях создания централизованного казначейства. Во многом в зависимости от целей выстраиваются те или иные процессы.

Цели могут быть следующие:

• формирование консолидированных планов по ДДС как оперативных (до 1 года), так и стратегических (3-5) лет;
• контроль над расходами дочек, с целью оптимизации денежного потока и повышения ликвидности как отдельного дочернего зависимого общества (ДЗО), так и всего холдинга;
• контроль и оптимизация дебиторской/кредиторской задолженности (часто эту задачу тоже рассматривают в рамках казначейства);
• отслеживание внутригрупповых оборотов;
• вопросы внутригруппового финансирования и т.д.

Этап 2. Анализ текущих процессов

Проведите анализ казначейских процессов в дочерних компаниях:

• с какими банками работает каждое ДЗО;
• состояние расчетных счетов;
• условия по кредитным продуктам (овердрафты, кредитные линии и т.д.);
• использование банковских продуктов (например, зарплатный проект);
• депозиты, овернайты и прочие инструменты инвестирования свободных денежных средств;
• процесс планирования ДС. Основные драйверы бюджетирования ДДС, состав БДДС, аналитика (корпоративное бюджетирование - это отдельная большая тема, нас интересует только БДДС). Как разработать кодификатор ДДС — разберем ниже;
• процесс обслуживания и согласования платежей;
• учетные системы, в которых регистрируются документы.

Такой анализ поручите сделать либо службе внутреннего аудита и контроля, либо непосредственно самой службе казначейства, если она есть в вашей компании. Информацию для анализа должны предоставить финансовые службы или бухгалтерии региональных компаний.

Обычно такие запросы оформляются приказом за подписью генерального директора, в котором указывается, что необходимо предоставить, в каком формате и к какому числу. Лучше если вы сами разработаете таблицу, которую необходимо будет заполнить каждому предприятию. Это поможет проще свести информацию.

На основе предоставленной информации сделайте выводы:

1. Анализ банков и условий по кредитным продуктам поможет определить охват ДЗО теми или иными банками и условия по кредитованию. Если 70% предприятий группы работает с конкретным банком, это повод договориться с ним об особых условиях сотрудничества:

• выгодное размещение ДС;
• льготное кредитование.

В тоже время региональные банки могут предложить более интересные условия по сравнению с федеральными банками.

2. На основании данных об остатках на расчетных счетах можно понять, какой объем ДС в валюте и в рублях находится в распоряжении каждого ДЗО. Эта информация поможет при решении вопросов внутригруппового финансирования.

3. Процессы и регламенты по планированию и обслуживанию платежей дают возможность понять уровень управления процессами каждого ДЗО.

Полезно проанализировать такие регламенты, поскольку они могут быть связаны со спецификой работы предприятия. При подготовке общего регламента это специфику нужно будет учесть.

4. Анализ учетных систем поможет в дальнейшем при автоматизации процесса. Полезно эти данные свести в некую общую таблицу. Пример см. в таблице 1.

Таблица 1. Анализ учетных систем

№ п/п	ДЗО, филиал Город	Бухгалтерская программа Банк
Центральный
1	Предприятие 1	1С Предприятие 8.1
	Москва	Клиент-банк Сбербанка
		Банк Легион клиент-банк
		АКБ Легион
		АКБ Инвесторгбанк
	Филиалы
2	Филиал1	1С Предприятие 7.7
	Москва	Банк Легион-Клиент-банк
		Сбербанк России
3	Филиал 2	1С Предприятие 7.7
	Москва	Клиент-банк Сбербанка
4	Филиал 3	1С Предприятие 7.7
	Самара	Клиент-банк — КБ Газбанк
5	Филиал 4	1С Предприятие 7.7
	Воронеж	Клиент-банк Сбербанка
6	Филиал 5	1С Предприятие 7.7
	Химки МО	Клиент-банк Сбербанка
		Сбербанк России
7	Филиал 6	Инотек
	Сарталово ЛО	Клиент-банк Сбербанка
		Клиент-банк ВТБ
8	Филиал 7	1С Предприятие 7.7
	Калининград	ОАО КБ Регинальный кредитный банк — Клиент банк
		ОАО КБ Регтональный Кредитный Банк
9	Филиал 8	1С Предприятие 8.0
	п. Пруды ЛО	Клиент-банк ВТБ Северо-Запад
	Филиал 9	Excel
	п. Цашниково МО	Сбербанк России
10	Предприятие 2	1С Предприятие 8.0
	Москва	1С Предприятие 7.7
		ОРГБАНК-Клиент-банк
		Сбербанк России
		ООО Мой Банк
		ОАО КБ Соцгорбанк
		ОАО Нота-Банк
		ОАО АКБ Держава
		АКБ Инвестторгбанк (ОАО)
	Филиалы
11	Филиал 1	1С Предприятие 8.0
	Москва	1С Предприятие 7.7
		ОРГБАНК-Клиент-банк
12	Филиал 2	1С Предприятие 8.0
	Москва	1С Предприятие 7.7
		ОРГБАНК-Клиент-банк
13	Филиал 3	1С Предприятие 8.0
	Москва	1С Предприятие 7.7
		ОРГБАНК-Клиент-банк
14	Филиал 4	1С Предприятие 8.0
	Москва	1С Предприятие 7.7
		ОРГБАНК-Клиент-банк
	И т.д.

Этап 3. Выявление роли головной компании и ее функции

Есть три основные функциональные роли головной компании.

1. Наблюдатель. Ничего не согласовывает, собирает данные о плановых и фактических движениях и остатках денег. Эта информация может потребоваться для внутригруппового финансирования.

2. Контролер. Более широкая функция. Она также включает согласование и утверждение бюджетов, и наиболее крупных платежей, например, по инвестиционной деятельности.

3. Казначей. Полный контроль над движением денежных средств каждой «дочки», включающий согласование заявок и их контроль по утвержденному бюджету. Казначейство принимает окончательное решение, об оплате.

Выбор той или иной роли зависит от целей, которые преследует компания. Например, если главная цель «Формирование консолидированных планов и план-фактный анализ по группе» (это может потребоваться для получения крупного кредита), достаточно роли «Наблюдатель». Если головная компания собирается тотально контролировать денежные потоки группы, требуется роль «Казначей».

Этап 4. Разработка бюджета движения денежных средств

Этот этап включает несколько последовательных шагов.

Шаг 1. Разработайте и унифицируйте кодификатор статей ДДС группы. Для этого можно использовать бухгалтерские статьи ДДС. Но чаще всего управленческий кодификатор шире, так как он включает операции, которые в бухгалтерии либо не отражены, либо отражены по-иному (к примеру, кассовые операции которые не проходят по бухгалтерии). Поэтому проще и лучше разработать кодификатор на основе анализа реальных (включающих не только бухгалтерские) хозяйственных операций. Выпишите такие операции в отдельную таблицу. Пример см. в таблице 2.

Таблица 2. Реальные хозяйственные операции

Группа	Элемент	Проводки
Учет расчетов с учредителями	взнос в уставной капитал
	поступление взносов на р/с
	начисление доходов учредителям
	выплата доходов учредителям (нал.)
	выплата доходов учредителям (б/н)
Учет производственных запасов	приобретение материалов
	передача материалов в производство
	продажа материалов
	инвентаризация материалов
Учет затрат на производство продукции	учет полной с/с
	учет неполной с/с
	учет потерь производства
Учет расчетов с персоналом	выдана зарплата (нал.)
	выдана зарплата (б/н)
	начисление зарплаты рабочим
	начисление зарплаты управленцам
	отчисления с зарплаты рабочих
	отчисления с зарплаты управленцев

Затем определите для себя, к какому типу статья относится. Если операция характеризуется поступлением или выплатой ДС – это статья ДДС, если начислением – значит БДР. В рамках казначейства нужны только статьи ДДС.

Разработку кодификатора поручите либо региональной финансовой службе, либо централизованной. Нередки случаи привлечения внешних консультантов (пример классификации операций см. схему 1).

Схема 1. Классификация операций

Шаг 2. Статьи каждого ДЗО обобщите в унифицированный кодификатор группы. Это и есть те статьи, по которым будут формироваться бюджеты ДДС группы. Они же будут указаны в заявках на расходование ДС.

Каждая статья может иметь набор аналитических разрезов, которые важны для дальнейшего анализа деятельности группы.

Например, надо понять:

• какова дебиторская/кредиторская задолженность предприятий перед контрагентами;
• каковы остатки каждого ДЗО на расчетных счетах и в кассах.

Для этого потребуются остатки, которые на начальном этапе можно собирать в формате оборотно-сальдовой ведомости по каждому ДЗО.

Когда информация должна быть обязательно унифицирована

Представьте, что потребовалось составить отчет о совокупной задолженности контрагенту «Вымпелком». Если от одного ДЗО приходит отчет о задолженности в пользу «Вымпелком», а от другого – в пользу «Билайн», далеко не всегда однозначно, что «Вымпелком» и «Билайн» — это одна и та же компания.

Чтобы избежать подобной ситуации, нужно определить:

• по каким правилам будут регистрироваться контрагенты, какие реквизиты нужно обязательно указывать.

К примеру, для контрагента такими реквизитами могут быть ИНН/КПП.

Основанием для предоставления скидок и особых условий может быть следующая информация:

• с какими контрагентами работают подразделения;
• какие товары, материалы поставляет контрагент.

Если у группы проектный бизнес – важно знать, какие выплаты были произведены по какому проекту и т.д.

Шаг 3. Сформируйте бюджет движения денежных средств. Процесс бюджетирования – это отдельная тема для большой статьи. Мы ее коснемся только в части формирования БДДС.

Как правило, драйвер бюджетирования — бюджет продаж. На его основе строятся остальные бюджеты.

Общий вид схемы бюджетирования показан на схеме 2.

Схема 2. Процесс построения бюджетов

Бюджет движения денежных средств включает в себя три ключевых раздела.

1. Основная деятельность - денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности: продаж собственной продукции, товаров других предприятий, оказания услуг.

2. Финансовая деятельность - денежные потоки, связанные с получением или выплатой кредитов и займов, а также прочих финансовых операций.

3. Инвестиционная деятельность - денежные потоки, возникающие в результате приобретения и реализации основных средств и нематериальных активов.

Любая статья ДДС относится к одному из указанных разделов.

Операционную деятельность, как правило, формирует каждое ДЗО, инвестиционную и финансовую - головная компания.

Начало подготовки бюджетов на следующий год у многих компаний приходится на июль август. К декабрю готовятся финальные версии бюджетов, которые утверждаются бюджетным комитетом и спускаются каждому ДЗО.

Этап 5. Создание процедуры согласования заявок

Итак, бюджетная кампания утверждена (планы подготовлены и утверждены бюджетными комитетами ДЗО и головной компанией), впереди новый финансовый год. Процедура формирования заявок так же, как и в предыдущем этапе пошаговая.

Шаг 1. ДЗО начинают инициировать платежи:

• по обязательствам которые уже наступили, то есть, на основании поступлений товароматериальных ценностей (ТМЦ), оказанных услуг, начисленной ЗП персоналу и т.д.;
• авансовые платежи – предоплата за аренду, материалы и т.д.

Заявки на платежи:

• формируются перед началом платежного периода (за неделю, за декаду). Горизонт каждая компания определяет для себя сама. Это делается для того, чтобы заранее определить потенциальные кассовые разрывы и принять меры, например, часть заявок перенести на следующие периоды.
• сравниваются по статьям с утвержденным БДДС, который является лимитирующим документом по отношению к заявке (могут быть и внебюджетные, срочные, платежи). Это первая линия контроля
• подлежат согласованию.

Кто согласовывает заявки на платежи

Как правило, схема следующая:

• руководитель подразделения инициатора ставим на заявке свою подпись;
• заявки пакетно направляются в группу компаний, где их акцептует главный казначей и/или финансовый директор группы;
• прочие подразделения (юридическая служба, служба безопасности и т.д.) так же могут быть задействованы.

В моей практике встречались примеры, когда маршрут согласования зависел от определенных условий, например, заявку свыше 1 млн рублей дополнительно согласовывает генеральный директор.

Шаг 2. Формируются ежедневные реестры платежей по каждому ДЗО, которые состоят из утвержденных заявок, стоящих к оплате в этот день.

Шаг 3. Согласно утвержденным реестрам, каждое ДЗО производит оплату через свой клиент-банк/кассу.

Шаг 4. Оплаченные заявки в виде фактических платежей собираются по всей группе в консолидированный отчет о движении ДС.

Таким образом, головная компания имеет возможность сравнить бюджет ДДС с фактическим отчетом, как по отдельному ДЗО, так и по всей группе (см. схему 3, так же «Что делать, когда требуется внутреннее финансирование»).

Схема 3. Типовой казначейский процесс

Что делать, когда требуется внутреннее финансирование

Если у компании группы есть свободная наличность, а другой компании ее не хватает, имеет смысл организовать внутригрупповое финансирование. Банки предоставляют инструменты для таких операций. Наиболее распространенным является, так называемый, кэш пулинг, который может быть:

• материальным то есть, с физическим перечислением денежных средств в конце дня на единый мастер-счет. Перевод денег между организациями происходит через договоры займов, с начислением соответствующих процентов;
• виртуальным с компенсацией расходов по овердрафту за счет процентов на остаток на счетах юридических лиц, образующих группу компаний. Договоров займа не заключается, так как физического движения денег нет.

Кроме того, ряд банков предоставляют услуги расчетных центров корпорации, которые включают в себя:

• прямой доступ головного предприятия ко всем (или выбранной части) платежным операциям группы компаний в режиме реального времени, то есть, мониторинг всех платежных документов группы компаний;
• авторизацию платежных документов;
• бюджетный контроль.

Однако при использовании таких инструментов есть ряд ограничений:

• зависимость от одного банка – вам необходимо будет перевести все организации в один банк. Это может быть проблемой, если выбранный банк представлен не во всех регионах, где группа ведет деятельность;
• через пулинговые операции можно увидеть аффилированность компаний. Далеко не всегда это приемлемо, особенно в российских реалиях;
• пулинговые операции позволяют работать только со счетами, но не с кассами. Если много операций через кассу, пулинг может быть не удобен.

Этап 6. Подготовка и утверждение регламента казначейских функций

В регламенте надо описать кто, что, как и когда будет делать в рамках реализации функции централизованного планирования и контроля над деньгами, какие статьи ДДС и аналитики используются в рамках этого процесса. Естественно для целей дальнейшей консолидации, эти аналитики должны быть едины по всей группе.

Часто в ДЗО уже есть свои регламенты, которые могут быть скорректированы исходя из интересов группы. В нем важно прописать ряд правил.

Правила подготовки БДДС:

• что такое бюджет ДДС;
• из чего состоит БДДС (статьи, аналитика);
• на основе чего составляется БДДС;
• какие подразделения и как участвуют в составлении БДДС;
• в какие сроки происходит составление БДДС;
• кто, как и когда согласовывает БДДС;
• порядок актуализации и корректировки БДДС.

Правила подготовки заявок на расходование ДС:

• что такое заявка и для чего она нужна;
• очередность платежей («Первая очередь – платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для предприятия. К таким платежам относится оплата налогов» и т.д.);
• порядок инициации заявки на платеж (на основе чего создается заявка, какие реквизиты в ней заполняется);
• порядок сбора заявок на расходование ДС (в какие сроки происходит сбор заявок);
• порядок формирования платежного календаря;
• порядок акцептования заявок (кто, в какие сроки согласовывает и утверждает заявки);
• правила формирования реестра платежей;
• правила проведения платежа (банк-клиент, касса);

Анализ движения денежных средств:

• какая отчетность формируется;
• какие показатели высчитываются;
• кто в какие сроки заверяет отчетность.

Как правило, регламент утверждается на уровне группы и подписывается финансовым и генеральным директорами.

Этап 7. Автоматизация процесса

Независимо от того, в какой роли выступает ГК, должен быть инструмент, который позволяет оперативно получить информацию как по одной дочке, так и в целом по всей группе. Вариант с Excel не подходит по нескольким причинам:

• с одним файлом в режиме редактирования может работать только один пользователь;
• плохая масштабируемость (сложно работать с Excel, в котором несколько десятков тысяч строк);
• плохая безопасность – нельзя разграничить доступ к различной информации внутри файла.

Выход – создание единой учетной казначейской системы. Опишу основные этапы автоматизации.

Как выбрать компанию-вендора для внедрения системы централизованного казначейства

1. Выбирайте компанию, которая уже решала сходные с вашей задачи – наличие опыта позволяет избежать многих ошибок и в целом сократить стоимость и срок внедрения системы

2. Крайне желательно, чтобы у вендора был готовый типовой функционал системы – поскольку в основу типового коробочного решение заложен рабочий бизнес-процесс

3. Проговорите с вендором несколько вариантов решения, выясните все плюсы и минусы.

1.Аудит учетных систем в ДЗО. С самого начала необходимо провести аудит учетных систем в «дочках», понять, кто, на чем работает. Хорошо, если все пользуются одной платформой. Иначе придется задуматься о переводе ДЗО на единую платформу, как правило, на самую распространенную в группе. Затем организовывать обмен данными между системами будет гораздо проще.

2. Унификация нормативно-справочной информации. Надо унифицировать справочники (аналитики). Со статьями и аналитикой мы определились на этапе методологии. Параллельно с унификацией имеет смысл почистить справочники, так как зачастую имеет место дублирование элементов. Как правило, для сопровождения нормативно-справочной документации создается MDM-система (Master Data Management), в которую заносятся и затем транслируются в ДЗО.

3. Разработка механизма загрузки остатков по расчетным счетам и кассам дочерних компаний.

4. Настройка визирования заявок на расходование. Заявку могут согласовывать разные сотрудники в зависимости от суммы платежа, контрагента, статьи платежа, проекта. Кроме того, могут быть условия, которые требуют отдельной визы. Например, заявки свыше 10 млн рублей согласуются лично вице-президентом компании.

5. Планирование поступлений и выплат – одна из важных частей централизованного казначейства. Бюджет выплат фактически задает лимиты, с которыми будут сверяться заявки на расходование денежных средств. В системе должен быть организован механизм формирования бюджетов и их согласования на всех уровнях.

6. Создание механизма обмена плановыми и фактическими данными. Для того чтобы данные попадали из периферийных баз в централизованную систему необходимо разработать механизмы обмена. Формат обмена может быть любой –Excel, XML и т.д.

7. Формирование механизма отчетности. Система должна представлять всю необходимую отчетность. В состав отчетных форм могут входить:

• консолидированный отчет о движении денежных средств;
• консолидированный отчет об остатках денежных средств;
• план-факт анализ движений денежных средств;
• консолидированный платежный календарь;
• отчет о внутригрупповых платежах;

8.Создание команды проекта. Перед началом автоматизации и внедрения системы целесообразно создать проектную команду, куда будут входить заинтересованные в проекте люди. Руководитель проекта обязательно должен обладать административным ресурсом. В большинстве случаев имеет место скрытое или явное противодействие сотрудников внедрению новой системы (да и вообще всяким изменениям) и тому есть несколько причин:

• нежелание осваивать новую систему (как правило, это дополнительная нагрузка на сотрудника);
• нежелание региональных менеджеров подвергаться контролю со стороны УК (такой контроль предотвращает появление непрозрачных схем работы).

Не стоит пытаться включить в процесс сразу все «дочки». Выберите фокусную группу (5-6 компаний), на которой отработайте процесс. Остальные «дочки» можно подключать по шаблону.