Реклама на портале

Регламент по дебиторской задолженности пример. Регламент по взысканию дебиторской задолженности. Эффективные процедуры взыскания задолженности дебиторов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

ПРИКАЗ


В целях уменьшения размера дебиторской задолженности ОАО "РЖД" и организации работы по ее своевременному взысканию

приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО "РЖД".

2. Руководителям филиалов ОАО "РЖД" в месячный срок разработать на основе утвержденного настоящим приказом Положения и утвердить порядок организации работы по взысканию дебиторской задолженности, и направить копию этого документа в Правовой департамент.

Президент ОАО "РЖД"
В.И.Якунин

Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности ОАО "РЖД"

Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по взысканию дебиторской задолженности.

2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы подразделений ОАО "РЖД" по предъявлению контрагентам претензий и ведению судебной работы по количеству и качеству поставляемых товарно-материальных ценностей, выполняемых работ, оказываемых услуг.

3. Используемые в настоящем Положении понятия означают следующее:

- дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

- юридическое подразделение - Правовой департамент, юридическая служба (управление, отдел, сектор), юрисконсульт, осуществляющие правовое сопровождение деятельности ОАО "РЖД";

- бухгалтерское подразделение - Департамент бухгалтерского учета, службы бухгалтерского и налогового учета железных дорог, бухгалтерии структурных подразделений железных дорог, бухгалтерии функциональных филиалов ОАО "РЖД";

- подразделение-исполнитель - структурное подразделение ОАО "РЖД", инициировавшее заключение договора согласно Положению о договорной работе в ОАО "РЖД" либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

В случае передачи договора, заключенного подразделением аппарата управления ОАО "РЖД", на исполнение структурному подразделению ОАО "РЖД" (причем осуществление расчетов остается за аппаратом управления ОАО "РЖД") права и обязанности подразделения-исполнителя в соответствии с настоящим Положением осуществляет соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД" (департамент, управление), инициировавшее заключение этого договора.

4. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед ОАО "РЖД", полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

5. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

6. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов ОАО "РЖД" в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

7. При наличии у контрагента неисполненного обязательства о выплате денежных средств в пользу ОАО "РЖД" в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, срок образования задолженности по которому превышает 60 календарных дней, структурные подразделения ОАО "РЖД" обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность ОАО "РЖД" заключить договор предусмотрена законодательством Российской Федерации.

8. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности подразделение-исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность, в системе сводной отчетности ЕК АСУФР (модуль "Управленческая отчетность, документы "Расшифровка дебиторской задолженности по контрагентам").

Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

9. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за полным и своевременным погашением контрагентом дебиторской задолженности в соответствии с Положением о договорной работе в ОАО "РЖД".

10. В случае образования дебиторской задолженности в связи с неисполнением обязательства перед ОАО "РЖД" контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

Цель предъявления претензии - доказательно убедить контрагента в том, что его действия не соответствуют условиям договора и невыгодны для него, принимая при этом меры досудебного разбирательства.

Предъявление контрагенту претензии не освобождает подразделение-исполнителя от осуществления таких направленных на погашение дебиторской задолженности мер, как направление писем, телеграмм, составление актов сверок и т.д.

11. Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", предъявляет Правовой департамент.

Претензии о взыскании дебиторской задолженности, вытекающей из деятельности филиалов ОАО "РЖД", в т.ч. их структурных подразделений, предъявляют юридические подразделения филиалов ОАО "РЖД" и их структурные подразделения.

12. Не позднее десяти рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:










13. Юридическое подразделение в течение пяти рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 12 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при наличии таких оснований предъявляет контрагенту претензию.

14. Претензия должна содержать следующие данные:

- наименование контрагента;

- обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

- указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

- расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

- срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию, который не может превышать 60 дней с даты, когда обязательство контрагента должно было быть исполнено, если иной срок не предусмотрен договором или законодательством Российской Федерации;

- информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств ОАО "РЖД", обращение в суд и т.д.);

- дата и регистрационный номер претензии;

- подпись уполномоченного лица.

15. Претензия направляется контрагенту заказным письмом (иным способом, позволяющим доказать факт направления претензии).

16. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и/или документов для предъявления претензии подразделение-исполнитель должно в течение двух рабочих дней со дня извещения об этом предоставить недостающую информацию.

Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

17. О факте предъявления контрагенту претензии юридическое подразделение не позднее дня, следующего за днем ее предъявления, информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

18. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для предъявления претензии не освобождает подразделение-исполнителя от дальнейшей работы по обеспечению погашения контрагентом дебиторской задолженности.

19. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии, включающий в себя следующие мероприятия:

- проверка полноты и соблюдения сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

- информирование юридического подразделения в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

20. В случае если ответ на претензию представляется в юридическое подразделение, это подразделение не позднее следующего за днем получения ответа дня направляет его копию в подразделение-исполнитель.

21. В случае если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

22. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным согласно условиям договора или требованиям законодательства, то по истечении 60 дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

23. Не позднее трех рабочих дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 22 настоящего Положения, подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска, к которому прилагаются следующие документы:

- копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

- информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

- реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

- расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

- копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

24. Юридическое подразделение в течение десяти рабочих дней с даты получения письменного обращения с комплектом документов согласно пункту 22 настоящего Положения предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

25. При отсутствии у юридического подразделения достаточной информации и документов для предъявления иска подразделение-исполнитель в течение трех рабочих дней со дня получения извещения об этом обязано предоставить недостающие информацию и документы или сообщить письменно об отсутствии таковых.

Если в этом случае имеющиеся информация и документы не позволяют ОАО "РЖД" обосновать исковые требования, то иск не предъявляется.

О причинах непредъявления иска юридическое подразделение уведомляет подразделение-исполнителя.

26. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении контрагента не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств.

27. Подразделение-исполнитель обязано контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т.д.).

В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов ОАО "РЖД".

28. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

29. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение в соответствии с законодательством Российской Федерации:

- направляет в структурные подразделения ОАО "РЖД" либо в органы государственной власти запросы о предоставлении информации о банковских счетах и имуществе контрагента;

- направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

- организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа;

- обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

30. Подразделение-исполнитель ежемесячно, до пятого числа, направляет в юридическое подразделение запрос о результатах проведенной судебной работы с указанием контрагентов, по которым были представлены документы для предъявления исков.

Юридическое подразделение ежемесячно, до десятого числа, представляет в подразделение-исполнитель ответ на указанный запрос, который должен содержать следующие данные:

- наименование контрагента;

- предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

- размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

- текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т.д.;

- информация о ходе взыскания по исполнительным листам.



Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
Экономика железных дорог,
N 5, 2007 год

Дебиторская задолженность (ДЗ) – доля оборотных активов предприятия, характеризующая величину обязательств перед кредитором. Своевременное контролирование динамики изменений суммы долга, анализ срока востребованности позволяют осуществлять долгосрочное планирование финансовой деятельности, формировать устойчивое положение компании на рынке. Существует определенный регламент по работе с дебиторской задолженностью и правила его составления и исполнения.

Назначение документа

Дебиторская задолженность классифицируется на три категории:

  • Краткосрочная.
  • Долгосрочная.
  • Просроченная.

К двум первым группам относят обязательства, востребованность которых возможна в ближайшие сроки мирными путями или через судебное разбирательство. Третью категорию заполняют безнадежные долги, по которым срок требования просрочен, а работа по взысканию не принесет никакого результата для деятельности дебитора, кроме дополнительных затрат.

Основные причины формирования неисполненных обязательств по дебету счетов расчетов:

  • Утрата клиентом платежеспособности.
  • Нарушение договорных условий.
  • Окончание срока исковой давности (ст.196 ГК РФ).
  • Смерть, исчезновение контрагента – физического лица.
  • Экономическая обстановка в стране.
  • Форс-мажорные обстоятельства, ЧС, стихийные бедствия, военное положение.
  • Нецелесообразное расходование денежных средств кредитором.
  • Банкротство, ликвидация неплательщика и др.

Образовываться дебиторская задолженность может в связи с различными факторами

Регламент работы службы по взысканию дебиторской задолженности – форма, определяющая этапы контролирования, обработки информации по взаиморасчетам с контрагентами. Основной задачей данного плана является обеспечение непрерывной своевременной работы с ДЗ, так как от этого зависит величина оборотных средств компании, оборачиваемость капитала, прибыльность производства.

Базовые цели использования порядка управления ДЗ:

  • Сдерживание предельного роста долгов.
  • Подбор оптимальных условий предпринимательской деятельности для обеспечения непрерывного потока финансов.
  • Формирование системы бонусов, скидок для надежных клиентов, фирм, временно утративших стабильность, платежеспособность.
  • Быстрота исполнения долговых обязательств.
  • Контроль, сокращение величины задолженности перед бюджетными и внебюджетными фондами.
  • Анализ потенциальных затрат при несвоевременном погашении долгов и др.

Должностные лица, осуществляющие исполнение регламента должны постоянно проверять долги на ликвидность, сроки востребования, вести переговоры, переписку с представителями должника и государственными органами для обеспечения возврата денежных средств. Деятельность квалифицированных служб осуществляется по четырем направлениям: проектирование, подготовка, стимулирование, оценка и анализ.

Применение документа на практике

Важно, чтобы исполнители проявляли максимальную осмотрительность, соблюдали последовательность действий, работали по четкому отработанному плану, на законных основаниях и не доводили ситуацию до конфликта. Руководитель фирмы может открыть отдельные вакансии для специалистов по обособленной работе с долгами.

Регламент позволяет контролировать работу с контрагентами

Выделим основные моменты применения регламента по взысканию ДЗ:

  • Комплексное контролирование сроков исковой давности.
  • Мероприятия по предотвращению динамичного роста долгов, формирования долгосрочных, нереальных к исполнению обязательств.
  • Аналитическое планирование.
  • Усиление финансовой дисциплины.
  • Инвентаризация расчетов.
  • Программа по работе с контрагентами и др.

Установленный распорядок применяется в отношении всех контрагентов, взаиморасчеты с которыми приводят к формированию дебиторки. По распоряжению исполнительного органа юридического лица действие регламента может быть ограничено на определенный круг должников. Такая политика применяется для клиентов, с которыми сложились долгосрочные деловые отношения, высокий уровень доверия, подтверждена исполнительность, платежеспособность. Мероприятия по непрерывному воздействию могут привести к расторжению договоров, потере выгодного сотрудничества.

Утвержденный план особенно необходим для фирм с большой численностью контрактов (например, банки, сфера ЖКХ, предоставление связи на кредитной основе), а также для крупных юрлиц с обособленными подразделениями.

Базовая структура

Регламент по систематизации, обработке сведений о задолженности должен содержать максимальное количество этапов, действий службы, начиная с обстоятельств формирования и заканчивая моментом прекращения существования долга.

В регламенте указывается возможность урегулирования вопросов в суде

Определим оптимальный состав документа:

  1. Регистрация, учет. Данный раздел характеризует общеустановленный порядок образования, детализации задолженности, перечень обязательных подтверждающих документов, классификационные группы дебиторки и условия по их заполнению.
  2. Инвентаризация, оценка. Пункт утверждает условия, частоту проведения инвентаризационных проверок, комиссионный состав для них, список шаблонов для документального оформления операции. Дополнительно в разделе фиксируются основные показатели по анализу ДЗ: оборачиваемость, востребованность, ликвидность, сомнительность и др.
  3. Программа досудебного урегулирования спора. Здесь определяются этапы работы ответственных лиц непосредственно с юридическим, финансовым отделом фирмы с целью мирного воздействия на должника. К данной работе можно отнести телефонные переговоры, проведение встреч, направление уведомлений, претензий, предложений по погашению обязательства.
  4. Подача иска в суд. На данном этапе для исполнителей прописан перечень действий:
  • Подготовка подтверждающих долг документов.
  • Составление искового заявления.
  • Инициирование судебного разбирательства.
  • Сопровождение процесса в рамках полномочий.
  • Обращение в ФССП.
  • Контроль исполнительного производства и др.

Поскольку процедура требует знания законодательства на должном уровне, с учетом всех возможных нюансов, в работу вовлекаются квалифицированные юристы. На крупных предприятиях возможен обособленный регламент по отношению к судебным делам, тогда в инструкции по работе с ДЗ указывается ссылка на действующий документ.

Отдельным пунктом в регламенте выступает мирное урегулирование

  1. Ликвидация долга. Уполномоченная служба выявляет признаки безнадежности дебиторки, инициирует процедуру списания в бухгалтерском и налоговом учете.
  2. Прочие меры. Заключительным моментом регламента являются допустимые мероприятия по достижению положительного результата. Среди потенциальных действий могут быть заключение договора цессии, бартера, продажи обязательств иным лицам, выпуск векселей, облигаций и т.п.

Документальное сопровождение

Инструкция по работе с дебиторкой возможна к исполнению только при наличии форм и бланков, подтверждающих обстоятельства возникновения долга. Перечислим наиболее популярные документы, необходимые в процессе управления неисполненными обязательствами перед кредитором:

  • Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
  • Счет-фактуры.
  • Контракты.
  • Официальная переписка.
  • Счета полученные, выставленные.
  • Претензии, уведомления.
  • Соглашения о реструктуризации, отсрочке, рассрочке.
  • Платежные поручения, квитанции, ордера и др.

Например, у поставщика числится ДЗ физлица по объему потребленной электроэнергии. Компания имеет на руках показания прибора учета, подтверждающего поставку, платежные квитанции, направляемые потребителям, договор реализации. Данного комплекта достаточно для подтверждения обоснованности формирования долга и организации процедуры его взыскания.

Составление инструкции

Положение по управлению дебиторкой не является регламентированной формой, утвержденной законодательством. В 2018 г. в разработке и утверждении документа принимают участие бухгалтера, финансисты, юристы, менеджеры и другие. В крупных учреждениях обязанность по составлению формы возложена на обособленный департамент по управлению финансами.

При истребовании долга необходимо предоставить соответствующие документы

Важно вовлечь в работу максимальное количество сотрудников, чья работа непосредственно связана с взаиморасчетами, тогда необходимость править, вносить корректировки сводится к минимуму. Допускается включение дополнительных пунктов, моментов при изменении законодательства, политики и тактики компании.

На титульном листе нормативно-правого акта указывается наименование, строка утверждения. Бланк вступает в силу после издания руководителем фирмы соответствующего приказа.

Внутренний регламент может состоять из следующих разделов.

Общие положения и терминология

Здесь перечисляется область применения, назначение документа, характеризуются основные цели и задачи. Также данный пункт предполагает расшифровку основных определений, встречающихся в тексте формуляра. Дополнительно приводится подробная классификация обязательств по востребованности, возможности исполнения (текущая, просроченная, реструктуризованная, мораторная и др.).

Общий порядок

Раздел содержит указание тезисов общепринятого плана по работе с дебиторкой, принцип исчисления сроков, формирования обязательств. Например, для компаний по оказанию жилищно-коммунальных услуг идет четкое разграничение сроков оплаты для населения, юридических лиц, бюджетных организаций: существует авансовая и кредитная система оплаты. Соответственно будут различаться моменты возникновения у пользователей кредиторских обязательств.

Отражению подлежат условия оценки, анализа, инвентаризации долгов. Утверждается график заседаний комиссии по урегулированию нестандартных вопросов и ситуаций, фиксируются основания для списания, прекращения действия неисполненных обязательств.

Этапы работы с текущими долгами

Определяется порядок направления документов на оплату (счета, квитанции), уведомлений о необходимости осуществления обязательного платежа. Данный пункт направлен на раннее взыскание долгов, сдерживание динамики роста. Отдел по работе с дебиторской задолженностью рассылает неплательщикам извещения о необходимости исполнения в указанный срок договорных обязательств.

Регламент может быть дополнен различными пунктами

Мирное урегулирование

Специалисты осуществляют комплекс мер по досудебному разрешению спора и истребованию суммы неисполненного перед кредитором обязательства. Помимо текущей работы сотрудников компании в виде личного общения с должником, телефонных контактов, деловой переписки, допускается вовлечение в процесс специализированных коллекторских фирм.

Правовая деятельность

Исполнители предпринимают все возможные действия по защите гражданских прав общества в суде посредством подачи искового заявления и инициирования разбирательства. В разделе определяются этапы сбора, подготовки, подачи документов в арбитраж. При положительном исходе дела исполнительные бланки передаются судебным приставам для запуска процедуры принудительного взыскания.

Согласно регламенту полномочия работников кредитора на этом не заканчиваются, они обязаны отслеживать все этапы исполнительного производства после издания постановления, своевременно оспаривать действия ФССП, чтобы взыскать максимально возможную сумму и получить возмещение судебных издержек, договорных неустоек с должника.

Заключительные моменты и приложения

В данном абзаце приводятся дополнительные параметры по работе с клиентами, определяется порядок разработки и дополнения регламента.

На последних листах положения прикрепляются типовые формы документов для управления ДЗ и процедурой взыскания. Например, это могут быть бланки письма по оплате, претензии, уведомления, соглашения и др.

Можно использовать примерный образец положения о работе управляющей компании с дебиторской задолженностью. Подобный регламент по работе с задолженностью позволяет обеспечить непрерывный контроль обязательств контрагентов, исключить формирование и рост неликвидных долгов, предотвратить возникновение факторов риска. Четкость, слаженность действий исполнителя позволят компании достичь высокого уровня оборачиваемости средств, получить максимальную сумму прибыли и занять достойное место в рыночном сегменте.

Управление дебиторской задолженностью Брунгильд Светлана Геннадьевна

Внутренний регламент предприятия

Внутренний регламент предприятия

Первое, что нужно сделать при возникновении просроченной дебиторской задолженности, – напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании.

Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.

При неисполнении договорных обязательств контрагентами наиболее часто проводятся мероприятия:

Телефонный звонок с напоминанием о необходимости погашения задолженности;

Временное прекращение обслуживания клиентов;

Взыскание задолженности в судебном порядке.

Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные лица и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Приведем несколько примеров внутреннего регламента коммерческой фирмы.

Вариант первый.

1. Кредитный контролер ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет автоматического начисления штрафов и пеней. На основании отчета по просроченной дебиторской задолженности составляется служебная записка, которая направляется руководителю отдела продаж.

2. Ежемесячно кредитный контролер ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно – условий отгрузки и оплаты) кредитный контролер ставит в известность руководителя отдела продаж и менеджера по продажам об изменении статуса клиента и прекращении отгрузок данному клиенту.

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер и пр.). Кроме того, составляется акт сверки (в двух экземплярах).

4. В случае неудачного завершения переговоров с клиентом юридический отдел на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, финансовый директор принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же обращается в суд.

6. Юридическое сопровождение данного процесса обеспечивает юридический отдел.

Вариант второй. Регламент работы кредитного контролера:

1. Восстановление причин, истории и структуры конфликтной ситуации. На данном этапе используются все доступные информационные источники, например: беседы с третьими лицами, изучение документов, предоставленных партнерами, и т. д. Необходимо, независимо от данных, предоставленных клиентом, прояснить все обстоятельства возникновения задолженности.

2. Взаимодействие с менеджерами отдела продаж, распределение функций.

3. Установление контактов с клиентом, выяснение полномочных лиц. Иногда при работе с контрагентами приходится прибегать к поддержке авторитетных инстанций, иногда – действовать напрямую, устанавливая личные отношения.

4. Коррекция представлений и намерений клиента и партнеров относительно природы конфликта и путей его решения. В ходе таких обсуждений формируются общие для конфликтующих сторон рамки понимания, некоторая общность во взглядах на существо сложившейся ситуации.

5. Поиск и формирование зон допустимого компромисса.

6. Конструирование схемы разрешительных действий. В работе важно не только найти решение, но и реализовать его. Необходимо создание системы гарантий для каждой из сторон.

7. Обеспечение законности всех шагов разрешительного процесса: насколько законны претензии конфликтующих сторон, проанализировать отношения, вытекающие из законодательства и подписанных сторонами документов.

Основываясь на опыте реструктуризации и реформирования предприятий России, можно предложить следующие меры по организации такой работы:

Создание целевой группы по работе с дебиторской задолженностью;

Составление и анализ реестра «старения» счетов дебиторов;

Разработка плана мероприятий по работе с конкретными контрагентами с указанием сроков, ответственных, оценкой затрат и полученного эффекта;

Внесение информации о планируемых суммах возвращаемой задолженности в финансовый план предприятия с последующим контролем выполнения;

Разработка и утверждение положения о поощрении за результат, достигнутый целевой группой.

Целевая группа может состоять из сотрудников отделов маркетинга, сбыта, бухгалтерии. Численность группы зависит от масштабов предприятия и составляет 3–5 человек.

Как правило, после начала проработки реестра счетов дебиторов определяются затраты, необходимые для возврата задолженности, и сумма возврата.

Мероприятия по работе с дебиторами могут включать:

Телефонные переговоры;

Выезды к контрагентам;

Оформление договоров цессии;

Разработку схем погашения задолженности векселями с их последующей реализацией;

Разработку эффективных бартерных схем;

Проработку возможностей обращения в арбитраж.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести хороший результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств.

Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей

Внутренний обзор подразделения Это возможность для подразделения ОиР (Обучения и Развития) увидеть свою команду «со стороны» и критически оценить собственную работу и ее полезность для организации. Первоочередными источниками информации для этих обзоров могут быть

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

5.10.3. Регламент системы бюджетирования Система бюджетирования регламентируется с помощью набора документов, описывающих процедуры планирования, учета, анализа и контроля.Основными формами документов, регламентирующих бюджетный процесс, являются:? положение по

Из книги Финансы и кредит автора Шевчук Денис Александрович

65. Финансовые ресурсы предприятия: источники формирования и направления использования. Структура капитала предприятия Для осуществления хозяйственной деятельности предприятие должно располагать основным и оборотным капиталом. Деление капитала на основной и

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности

Из книги Национальная экономика автора Корниенко Олег Васильевич

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы

Из книги Быстрые результаты. 10-дневная программа повышения личной эффективности автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Вопрос 51 Внутренний долг Ответ Займы государства приводят к возникновению государственного долга, равного сумме накопленных в течение некоторого времени бюджетных дефицитов, погашение которого связано с отвлечением средств от расходования их на государственные

Из книги Прибыльная стоматология. Советы владельцам и управляющим автора Бородин Константин

Внутренний прапорщик У каждого из нас в голове есть три персонажа, три роли.«Стратег» - это генерал, который выстраивает огромные планы, все наши списки, мечтания и цели из 500 пунктов. Если они переходят из месяца в месяц или из года в год (что самое страшное), и в них

Из книги Аудит. Шпаргалки автора Самсонов Николай Александрович

Регламент по follow-up Данный регламент предназначен для врачей стоматологической клиники.Follow-up - (англ. – доведение до конца, последующие мероприятия) – действия по сопровождению чего-либо, как при отслеживании до конца или переоценке в случае новых вводных.В

Из книги Экономический анализ. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

Регламент по стимулированию рекомендаций 1. При оплате услуг пациентом администратор предлагает порекомендовать нашу клинику.2. Текст для администратора:«Если вам все понравилось у нас в клинике, пожалуйста, порекомендуйте нас своим родным, друзьям, коллегам. Вам не

Из книги Тайный язык денег. Как принимать разумные финансовые решения автора Крюгер Дэвид

70. Внутренний аудит предприятия Внутренний аудит – организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения

Из книги Как подготовиться и вести себя при проверках. Что от вас скрывают проверяющие органы автора Химич Николай Васильевич

29. Внутренний аудит Гораздо сильнее аналитическое начало проявляется во внутреннем аудите, чем во внешнем. Это обусловливается, прежде всего, тем, что частные предприятия, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, концерны и другие хозяйственные

Из книги Лидерство, основанное на принципах автора Кови Стивен Р

Внутренний торг «Боже, дай мне целомудрие и воздержание, только не сейчас». Кто из нас не присоединит свой голос к молитве блаженного Августина, произнесенной им почти две тысячи лет назад? Когда мы говорим себе: «Хорошо, сейчас я съем еще кусок торта, а на диету сяду со

Из книги Личный бренд. Позаботьтесь о вашей репутации прежде, чем это сделают другие автора Ситкинс Патрик

5. Регламент проведения проверок 5.1 Общие положения 26 декабря 2008 года был подписан Федеральный закон № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее -

Из книги Внутренняя сила лидера. Коучинг как метод управления персоналом автора Уитмор Джон

Внутренний рост Теперь перейдем от развития знаний и умений к внутреннему росту личности. Представим, что какой-то человек находится на уровне пятого дня интеллектуального развития, но в эмоциональном отношении – только на уровне второго дня.Все идет хорошо, пока светит

Из книги автора

Внешний или внутренний бренд Один из моих постоянных клиентов попросил меня оказать помощь в формировании стратегии расширения бизнеса. Проанализировав различные сферы его деятельности, мы пришли к выводу, что мой клиент недостаточно времени уделяет управлению

Из книги автора

Внутренний бизнес Тим Голви был, возможно, первым, кто предложил – прежде всего в книге «Работа как внутренняя игра» (The Inner Game of Work) – простой, но емкий метод коучинга, применимый практически к любой ситуации. Много лет назад я разыскал Голви, стал его учеником, а затем

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО УК «Домовладение 17»

А.Ю. Подкопаев

ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

ООО УК «ДОМОВЛАДЕНИЕ 17»

Общие положения

Назначение данного документа – регламентирование работы ООО УК «Домовладение 17» в части дебиторской задолженности. Регламент направлен на максимально гарантированное погашение или взыскание долгов в соответствии с законодательной базой, а также на эффективное управление объемом и качеством дебиторской задолженности, числящейся на балансе ООО.

Документ состоит из нескольких разделов, в каждом из которых установлены регламенты работы с каждым возможным состоянием дебиторского долга:


  • возникновение и течение долга;

  • отнесение долга к категории просроченных;

  • процесс ведения просроченного долга;

  • реализация долга третьим лицам (коллекторам);

  • списание просроченного долга.
Выполнение данных регламентов должно способствовать:

  • эффективному взысканию дебиторских долгов денежными средствами;

  • предотвращению роста объема просроченных долгов;

  • проведению мероприятий, направленных на повышение качества дебиторской задолженности;

  • предупреждению перехода дебиторской задолженности из категории возможной к получению в категорию безнадежной.

Определения и классификации
Д е биторская задолженность - задолженность потребителей (собственников жилья и нежилых помещений в подведомственных домах) за жилищно-коммунальные услуги, за обеспечение которыми отвечает УК.

Своевременный и полный учет задолженности потребителей обеспечивается финансовым отделом ООО УК «Домовладение 17».

Дебиторская задолженность, сформировавшаяся на отчетную дату, подразделяется на текущую и просроченную.

Текущая задолженность - задолженность потребителей, сформировавшаяся на отчетную дату, срок оплаты которой еще не наступил в соответствии с условиями договоров и нормами законодательства.

Просроченная задолженность - задолженность потребителей на отчетную дату, возникшая вследствие неоплаты предъявленных им платежных документов в установленные сроки, предусмотренные заключенными договорами или нормами законодательства.

Просроченная дебиторская задолженность подразделяется на:

а) рабочую, в том числе на:


  • просроченные долги со сроком образования от 1-го до 2-х месяцев;

  • реструктуризированные долги;

  • прочие долги без реструктуризации (исковая задолженность, задолженность по исполнительным листам и проч.).
б) мораторную;

в) нереальную к взысканию (безнадежную).

Реструктуризированный долг – просроченный долг, порядок и сроки оплаты которого определены отдельным соглашением о реструктуризации, заключенным с потребителем - должником и являющимся неотъемлемой частью договора с потребителем.

Прочий долг – просроченный долг с периодом просрочки 2 и более месяцев.

Прочие долги подразделяются на:

а) исковую задолженность - по которой предъявлены требования в судебном порядке, но решение суда не вступило в законную силу (в судебном производстве) и задолженность, в отношении которой уже оформлены исполнительные листы или судебные приказы (в исполнительном производстве);

б) неотработанную задолженность - задолженность, в отношении которой требуется принять соответствующие меры по взысканию.

Мораторная задолженность - задолженность, учтенная в реестре требований в случае, если в отношении должника начата процедура банкротства (на основании ст. 95 Федерального закона от 26 октября 2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Нереальная к взысканию - задолженность следующих категорий потребителей:


  • задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем составлен акт о невозможности взыскания и акт обжалованию не подлежит;

  • задолженность предприятий-дебиторов, фактически прекративших свою деятельность;

  • задолженность, в отношении которой истек срок исковой давности;

  • умерших физических лиц, не имеющих имущества, которое может быть передано в порядке наследования (наследникам по закону либо завещанию, либо на основании закона - государству);

  • задолженность, для взыскания которой отсутствуют первичные документы, требуемые для предъявления требований в судебном порядке;

Перевод дебиторской задолженности в категорию безнадежной и ее списание на убытки возможно только после принятия всех мер, направленных на ее взыскание.

Нереальная к взысканию дебиторская задолженность подлежит списанию на убытки в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Одна и та же задолженность не может одновременно относиться к нескольким классификационным категориям.

Порядок работы с дебиторской задолженностью
В соответствии с нормативами, регулирующими отношения поставщиков и потребителей коммунальных услуг, а также условиями договоров, заключенных УК с потребителями, имеющиеся группы потребителей имеют базовые условия по оплате:


  • население - оплачивает услуги в следующем за их оказанием (потреблением) месяце;

  • юридические лица (кроме бюджетных организаций) - оплачивают услуги в месяце их оказания (потребления);

  • бюджетные организации - оплачивают услуги в следующем месяце за их оказанием (потреблением).
Дебиторская задолженность переводится в категорию просроченной в месяце, следующим за месяцем, в котором она должна быть оплачена.

Для юридических лиц, за исключением бюджетных организаций, месяцем в котором предъявленная задолженность должна быть оплачена, считается месяц, в котором оказана услуга. Для населения и бюджетных организаций месяцем, в котором задолженность должна быть оплачена считается месяц, следующий за месяцем оказания услуги.

Под началом периода образования просрочки следует понимать 1-й месяц, в котором задолженность стала просроченной.

Если описанные ниже мероприятия по работе с дебиторской задолженностью по каким-либо причинам не были проведены в период, когда они должны быть проведены, то они проводятся по факту выявления «старого» долга, в неотложном и безусловном порядке.
Порядок работы с задолженностью в месяце ее оплаты

По всем группам потребителей в месяце оплаты задолженности работа специалистов ООО УК «Домовладение 17», ответственных за работу с потребителями, носит уведомительно-предупредительный характер:


  • рассылка счетов;

  • предупредительные звонки;

  • отправка уведомлений о необходимости своевременной оплаты.
Работа должна быть направлена на своевременное, достоверное и полное уведомление потребителей о размере текущей задолженности, месте и сроке ее оплаты, порядку образования (начисления) задолженности согласно установленным тарифам.

Порядок работы с задолженностью с 1-го по 2-й месяц просрочки по юридическим лицам и с 1-го по 3-й месяц просрочки по физическим лицам
По потребителям - юридическим лицам

Специалистами по работе с собственниками-потребителями проводятся следующие мероприятия:


  • переговоры с должником о добровольном погашении долга, включая уведомление о возможности принудительного взыскания долга, с указанием негативных для должника последствий такого взыскания, а также письменные обращения к должнику с требованием погасить задолженность (претензии);

  • формирование заявок на ограничение режима потребления коммунальных услуг по потребителям с просрочками по оплате;

  • уведомление потребителей-должников (вручение предупреждений, уведомлений) о прекращении оказания коммунальных услуг в случае неоплаты долгов;

  • прекращение оказания коммунальных услуг (оказание услуг возобновляется только после полного погашения потребителем долга, либо заключения с потребителем соглашения о реструктуризации долга, а также после полной оплаты потребителем счетов за обратное подключение);

  • выявление фактов самовольного подключения и производство прекращения оказания услуг.
Юридической службой ООО УК «Домовладение 17» проводятся следующие мероприятия:

  • направление претензий к юридическим лицам и предпринимателям без образования юридического лица с требованием об оплате задолженности. В претензии должны в обязательном порядке указываться негативные последствия для должника, вызванные предъявлением иска и принудительным исполнением судебного акта (взыскание штрафных санкций, государственной пошлины, исполнительского сбора, расходов по совершению исполнительных действий, арест имущества и т. д.). Все претензии к должникам должны быть предъявлены в течение 10 дней с момента просрочки. Срок погашения задолженности, предоставляемый должнику в заявленном требовании не должен превышать 10 дней, за исключением случаев, когда должник сам обратился с просьбой о заключении соглашения о реструктуризации задолженности (ее признания и предоставления рассрочки в погашении). В претензии обязательно указываются размер и требование о погашении всей задолженности, срок погашения которой наступил на дату обращения.

  • предъявление заявления о выявленных фактах самовольного подключения организаций для привлечения к ответственности по ст. 7.19. КоАП (в случае выявления первичного незаконного подключения) и по ст. 158 УК РФ (в случае выявления неоднократного незаконного получения оказываемых услуг) осуществляется на основании актов о незаконном подключении.

По потребителям - физическим лицам

Специалистами ООО УК «Домовладение 17» по работе с населением осуществляются следующие мероприятия:


  • распечатка и вручение (рассылка) потребителям напоминаний о наличии задолженности в форме претензий, уведомлений о введении ограничений по подаче коммунальных услуг и т.д.;

  • составление и подписание актов сверки с потребителями по задолженности за потребленные коммунальные услуги для дальнейшей передачи юридической и финансовой службе;

  • размещение на информационных стендах и подъездах домов объявлений о наличии в доме/подъезде жителей с просроченной задолженностью по оплате коммунальных услуг и требованиями в кратчайшие сроки погасить долг;

  • звонки потребителям-должникам или автодозвон с системой автоинформирования. Звонки производятся с применением текста следующего примерного содержания: «в случае неоплаты задолженности по исполнительному листу судебным приставом будут произведены: арест имущества, обращение взыскания на заработную плату, пенсию, иной доход; ограничение выезда за пределы РФ; принудительное вскрытие жилого помещения в случае недопуска в квартиру; применение мер административной ответственности за невыполнение законных требований судебного пристава-исполнителя за неявку по вызову в Службу судебных приставов»;

  • заключение соглашений о реструктуризации задолженности потребителей физических лиц на срок не более 6 месяцев при условии 100% оплаты текущих начислений (все соглашения со стороны ООО УК «Домовладение 17» должны быть подписаны генеральным директором);

  • проведение обходов территории и сбор подробных данных о неплательщиках (место работы, контактные телефоны, наличие оснований для получения госсубсидий, семейный доход, наличие имущества, на которое можно обратить взыскание), фиксирование полученных данных в листах обхода;

  • проведение разъяснительной работы по вопросам получения гражданами субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг для погашения задолженности малообеспеченных потребителей.

Порядок работы с задолженностью после 2-го месяца просрочки по юридическим лицам и 3-го месяца просрочки по физическим лицам
Юридическая служба ООО УК «Домовладение 17», в соответствии с утвержденными планами претензионно-исковой работы, готовит и направляет в суды исковые заявления и заявления о выдаче судебных приказов о взыскании.

Одновременно проводятся мероприятия по розыску имущества должников, персональных данных должников, а также персональных данных о руководителях и учредителях предприятий-неплательщиков.

Мероприятия по ограничению оказания коммунальных услуг либо по приостановлению коммунальных услуг производятся в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 354 от 06.05.2011г.

Ограничение коммунальных услуг вводится с предварительным (за 3-е суток) письменным извещением потребителя.

Для организации мероприятий по ограничению оказания услуг, исходя из информации о наличии просрочек по оплате, специалистами по работе с населением формируются ежемесячные и ежедневные (оперативные) планы по введению ограничений по потребителям-неплательщикам.

Специалистами по работе с населением в срок до 5-го числа каждого месяца формируются реестры должников, по которым в результате недопуска не было произведено прекращение оказания услуг, производится передача реестров в юридическую службу для предъявления в суд требований об ограничении услуги в судебном порядке.

Юристами УК обеспечивается своевременное получение судебных решений и исполнительных листов о принудительном прекращении оказания услуг потребителям - должникам и предъявление исполнительных листов в Службы судебных приставов. Ведется особый контроль вынесения приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства.

Юристами УК в срок до 5-го числа каждого месяца формируется реестр должников, в отношении которых возбуждено исполнительное производство по решению о принудительном прекращении подачи ресурсов, не допустивших представителей ССП для принудительного исполнения решения об отключении/ограничении услуг.
Порядок проведения правовой работы
Порядок правовой работы по взысканию дебиторской задолженности делится на следующие этапы:


  • исковое производство - предъявление исковых заявлений и заявлений о выдаче судебных приказов в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды с представлением интересов УК по соответствующим делам;

  • исполнительное производство - предъявление в Службу судебных приставов и в иные органы (финансовые учреждения, места работы должников) исполнительных документов, выданных на основании судебных решений, вступивших в законную силу; контроль за ходом исполнительного производства и представление интересов УК в целях взыскания задолженности. Данные мероприятия осуществляются в рамках Федерального закона «Об исполнительном производстве» от 01.10.2007 г. № 229-ФЗ;
Порядок и содержание действий служб УК при исковом и исполнительном производстве регламентирован Положением об исковом и исполнительном производстве ООО УК «Домовладение 17», утвержденном руководством УК 30.12.2015.

  • предъявление требований о выселении злостных должников либо передача дальнейшей работы с долгом таких дебиторов в коллекторское агентство.

Порядок передачи задолженности в коллекторские агентства
Передача задолженности потребителей коллекторскому агентству представляет собой уступку права требования долга за вознаграждение и осуществляется при наличии полученного согласования от собственников УК.

В коллекторское агентство можно передавать только задолженность:


  • потребителей - физических лиц, в отношении которых получены и предъявлены для взыскания исполнительные листы, не оплаченные (в том числе и частично) в течении 6-ти календарных месяцев с момента предъявления (при условии проведения судебным приставом-исполнителем всех установленных мероприятий совместно с представителями юридической службы);

  • потребителей - физических лиц, не имеющих имущества, на которое можно обратить взыскание (денежных средств и иного ценного имущества, в том числе квартиры, находящейся у должника на праве собственности).
Размер оплаты за продаваемую задолженность утверждается руководством УК в каждом случае индивидуально, но при этом должен составлять не менее 10% от полного объема задолженности, числящейся за потребителем на дату продажи.

Организация комплекса мероприятий по работе с дебиторской задолженностью
В целях организации комплексного подхода и координации деятельности подразделений УК создана комиссия по дебиторской задолженности

Основными функциями комиссии являются:

Принятие решений о проведении инвентаризации дебиторской задолженности;

Инвентаризация дебиторской задолженности производится в соответствии с порядком инвентаризации задолженности (с приложением форм применяемых документов), утвержденным генеральным директором ООО УК «Домовладение 17» 25 декабря 2015 года.


  • организация и координация работы подразделений в части снижения дебиторской задолженности;
формирование методологии работы с дебиторами, в том числе, при необходимости, внесение корректировок в настоящее Положение;

  • принятие решений о проведении и утверждение актов инвентаризации задолженности потребителей;

  • принятие решений о списании нереальных к взысканию долгов в соответствии с действующим законодательством РФ, а также учетной политикой УК;
Заседания комиссии проводятся с присутствием всех членов комиссии не реже 1 раза в месяц (по необходимости и в случае ухудшения ситуации с платежами заседания могут проводиться чаще).

Мотивация работников УК, участвующих в работе по оптимизации дебиторской задолженности, определяется отдельными Положениями о премировании.

Р егламент по управлению дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот задачи, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

  • внедрить единый подход к управлению задолженностью;
  • конкретизировать процессы и мероприятия по возврату дебиторки;
  • установить порядок взаимодействия сотрудников;
  • определить функционирование комиссии по работе с дебиторкой.

Четыре этапа управления

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторки. Задействованы в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата долга: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

oбразец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Этап 3. Взыскание задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После исчерпания методов взыскания задолженности бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

Как документ помог компании

После внедрения регламента его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат по группе получили только спустя год:

  • отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
  • завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
  • дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность - 3%, проблемная - 1,5% и «мертвая» - 0,3%);
  • повысился рейтинг деловой репутации группы;
  • стала прозрачнее работа с контрагентами;
  • повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Об авторе

Татьяна Толстова

Опыт работы в сфере финансов - 14 лет. Ранее была финансовым директором в ООО «Ангара» и ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» и др. Реализовала проекты по внедрению системы бюджетирования на следующих предприятиях: ООО «СНХЗ-Инвест» - оптовая торговля; ООО «СНХЗ Финанс» - оптовая торговля и финансовая деятельность; ЗАО «СтерлитамакНефтеХимРемСтрой» - строительно-монтажная деятельность; ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин» - тяжелое машиностроение.