Социальные сети

Кто может быть подотчетным лицом в организации. Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги. Подотчетные лица в бухучете это

сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.

Отличное определение

Неполное определение ↓

ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ

работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны - в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Подотчетными лицами называют работников организации, получивших денежные авансы на командировочные расходы и на хозяйственные нужды.

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне Aiecra ПОСТОЯННОЙ работы.

Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или проте-

кает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.

Срок командировки определяется руководителями. Командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должны превышать одного года. Максимальный срок командировки в министерства и другие государственные органы исполнительной власти пять дней, не считая времени нахождения в пути. Продление этого срока допускается в исключительных случаях, но не более, чем на пять дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

В командировочном удостоверении делают отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним определяют фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки одне прибытия и дне выбытия делают в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы.

Если работник специально командирован для деятельности в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда командированный работник может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель.

Если командированный работник заболел, ему на общем основании возмещают расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачивают суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства, должны быть подтверждены документально. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях за весь период нетрудоспособности.

За командированными работниками н течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок, втом числе и за время нахождения н пути. Ему возмещают также расходы по найму жилого помещения н на проезд к месту командировки и обратно, выплачивают суточные. Расходы на проезд возмещают в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездFtbix документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачивают расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по ί-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и П категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету Ї класса, возмещают в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при предъявлении проездных документов.

Нормы возмещения расходов, связанных с командировкой (кроме расходов на проезд к месту командировки и обратно), нормированы работникам министерств, других государственных органов исполнительной власти, государственных организаций* расположенных на территории России, установлены постановлением Правительства РФ,

За время пребывания в зарубежной командировке суточные выплачиваются;

При проезде по территории Российской Федерации - в российских рублях по нормам, установленным для служебных командировок на территории Российской Федерации;

При проезде по иностранной территории и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу.

В тех случаях когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой наличные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона суточные этим липам не выплачивает,

В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, установленных для работников загранучреж- дений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся в Россию Q тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные задень перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте и по нормам страны, в которую направляется работник.

Проезд к месту командировки воздушным, железнодорожным и водным транспортом, включая сборы аэропортов, страховые и комиссионные сборы, оплачивается по тарифам II класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса). Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, то каюты I, II и Ш категории считаются каютами I класса, а каюты других категория - II (туристического класса). При отсутствии в стране вагонов (на судах кают) II класса расходы возмещаются по тарифу I класса.

Все перечисленные расходы на проезд возмещаются только при их документальном подтверждении (счета, квитанции, проездные билеты).

Все расходы, кроме суточных и тех, что связанны с получением загранпаспорта и виз, с пропиской паспорта, должны быть подтверждены документально (проездными билетами и счетами, квитанциями и др.). Иначе они не возмещаются работнику.

При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учетом непредвиденных расходов в пути и па прибытии к месту назначения. Для этого с текущего валютного счета организации снимается наличная иностранная валюта на основании заявления, в котором должны быть указаны номер и дата приказа о направлении работника в служебную командировку за границу.

Снятие со счета наличных средств в иностранной валюте может быть произведено не ранее чем за три банковских дня до отъезда работника в зарубежную командировку. Снятые средства должны быть выданы работнику под отчет. В случае невыдачи они должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. При этом представляется документ, подтверждающий их снятие с того счета, на который наличная иностранная валюта будет зачислена.

Вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой. Порядок покупки и возврата чеков такой же, как для снятия и сдачи наличной иностранной валюты.

Выезжающему в служебную командировку работнику выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором должны быть указаны нормы выплат, маршруты, место назначеним, срок командировки и все полученные им денежные выплаты, В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных денежных суммах.

В командировку могут быть направлены и внештатные сотрудники, однако следует иметь в виду, что возмещаемые им расходы должны включаться в их совокупный доход. Иными словами, с сумм возмещения затрат по командировке таких лиц следует удерживать налог на доходы физических лиц. Он взимается и с сумм, относимых за счет чистой прибыли, по лицам, работающим и штате организации.

Денежные авансы разрешается расходовать только на те цели, на которые они были выданы.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении. Неизрасходованные суммы аванса сдают в кассу. Новый аванс выдают подотчетному лицу только после полного расчета по ранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и устанавливают расходы, подлежащие списанию. Отчеты утверждает руководитель.

Подотчетные суммы учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов отражают записью:

Дебет 71 Кредит SO «Касса».

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают следующим образом:

Дебет IOi 26, 44 и др. Кредит 71.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют корреспонденцией:

Дебет SO Кредит 71.

Тем самым по данной сумме позиция по счету 71 «закрывается».

Аналитический учет ведут по каждой авансовой выдаче.

В Письме Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158 разъясняется, что согласно Трудовому кодексу РФ размер возмещения командировочных расходов определяется коллективным

договором if локальным нормативным актом организации. C 1 января 2003 г. размер суточных нормируется только для целей налогообложения прибыли в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 HK РФ.

В бухгалтерском учете и другие суммы, относящиеся к коман- дировочным расходам, отражаются в фактически произведенных размерах в пределах, установленных внутренними актами организации.

Суммы командировочных расходов налогом на доходы физических лиц облагаться не должны. Необходимо только предусмотреть размер таких расходов в коллективном договоре и утвердить их приказом руководителя организации.

Еще по теме Подотчетные лица:

74. Расчеты с подотчетными лицами. Бухгалтерский учет командировочный расходов
4.1. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. ПОРЯДОК ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В ДОКУМЕНТАХ
IV. Участие юридических лиц; индивидуальных предпринимателей в наличном денежном обращении Кассовые операции организаций; индивидуальных предпринимателей
12.3. Новые информационные технологиив АСУДП предприятий
§ 3.4. Подотчетность и контроль в системе корпоративного управления.

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право -

Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).

Далее - Положение № 373-П

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П , далее - Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ . Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Несоблюдение лимита расчетов наличными

Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.

У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.

Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т .

При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

выдача денег подотчетному лицу;
расходование данных средств подотчетным лицом.

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.

А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.

Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.

Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.

Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.

В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

наличными через кассу;
на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

№ п/п	Учетное действие	Комментарий
	В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55	Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
	Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.	Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
	В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».	В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ . Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.

Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.

Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.

Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У .

Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.

У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами - можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.

К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.

Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.

В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:

банковская карта является одной из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия, а, следовательно, действия по снятию и затем использованию обналиченных денежных средств не могут расцениваться как нарушение порядка работы с денежной наличностью, предусмотренное статьей 15.1 КоАП РФ;
учетной политикой организации предусмотрена выдача денежных средств под отчет материально-ответственным лицам двумя способами: безналичный расчет по корпоративным банковским картам и наличный расчет путем получения денежных средств из кассы;
денежные средства, списанные со счета юридического лица (банковской корпоративной карты) в результате совершения операций (оплата по терминалу, снятие денежных средств в банкомате) с использованием банковской карты, считаются выданными в подотчет непосредственно держателю карты;
деньги на корпоративной карте принадлежат не сотруднику, а организации. Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться деньгами на банковском счете организации. Однако проводить операции держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем директору организации не позднее трех рабочих дней со дня проведения расчетов по карте.

В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?

Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.

Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.

Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ).

Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.

По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.

Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ , является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.

Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.

Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ , в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.

Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:

включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.

Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ .

В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?

Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).

Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.

В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.

Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.

Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.

Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.

Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.

Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.

Отсутствие оправдательных документов

К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.

Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).

Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов

Наименование платежа в бюджет

Учетное действие

Кто может быть подотчётным лицом организации?

Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Подотчётными лицами могут быть только работники организации. А так же руководителем предприятия должен быть утверждён приказом перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчёт (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).

В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчётные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок предоставления, обработки и утверждения авансовых отчётов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчёт.

Какими способами организация может вести строительство, в чём отличие бухгалтерского учёта этих способов?

Существует два способа введения строительства: хозяйственным и подрядным методом.

Их различие состоит в том, что затраты учитываются, разними путями. В подрядном способе расчёты между заказчиком и подрядчиком осуществляются за готовую строительную продукцию. Готовой строительной продукции признаётся законченное строительство, а все затраты утверждаются в смете по акту выполненных работ который в свою очередь предоставляется заказчику от подрядчика. А в тоже время хозяйственный метод затраты на строительство и реконструкцию учитывают нарастающими итогами с начала строительства или реконструкции до их завершения в разрезе конкретных объектов в соответствии с внутрипостроечными титульными списками.

В подрядном способе заключается договор между заказчиком и подрядчиком. Затем утверждается смета затрат и только потом подрядчик выполняет ремонт объекта. По окончании ремонта предоставляет подрядчик «Акт о выполненных работах» и бухгалтером делается запись Дебет 08 Кредит 60 - на сумму затрат фактически произведённым подрядчиком. Затем уже заказчиком составляется «Акт приёмки» и отражается записей в бухгалтерском учёте как Дебет 01 Кредит 08 .

А хозяйственном способом ведение строительства учитывается по элементам затрат, но также отражение затрат по строительству введётся на Дебете 08 с кредитом разных счетов как например: Дебет 08 Кредит 10, 70, 69, 23 и т. д. По окончанию строительства объекты по которым был произведён ремонт или реконструкция вводятся в эксплуатацию проводкой Дебет 01 Кредит 08 .

Сущность амортизации и способы её начисления?

Амортизация - это накопление средств, предназначенных на ремонт или реконструкцию объекта, а так же его полную замену.

Амортизационные отчисления начинают начисляться с первого числа месяца следующего за месяцем принятия этого объекта в бухгалтерию. Начисление амортизации производится до полного погашения стоимости объекта либо списание его с учёта в связи с прекращением право собственности.

Выделяют следующие способы начисления амортизации: линейный и нелинейный, способом уменьшаемого остатка, списание стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования, списание стоимости пропорционально объёму продукции.

При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и нормы амортизации исчисленной исходя из срока полезного использования объекта. Например: оприходован хоз. инвентарь стоимостью 500 тыс. руб. со сроком полезного использования 5 лет, годовая норма амортизации составит 100%/5 = 20%, годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается следующим образом 500*20% = 100 тыс. руб.

При нелинейном способе амортизация начисляется по группам. В амортизационную группу включаются не только ОС, но и НМА в зависимости от срока полезного использования. Существует 10 групп амортизационных отчислений по группам: 1) - 14,3%; 2) - 8,8%; 3) - 5,6%; 4) - 3,8%; 5) - 2,7%; 6) - 1,8%; 7) - 1,3%; 8) - 1%; 9) - 0,8%; 10) - 0,7%. Начислять амортизацию нелинейным методом надо ежемесячно отдельно по каждой амортизационной группе по формуле:

А = В*К ; где А - сумма амортизации за месяц по

100соответствующей амортизационной группе;

В - суммарный баланс соответствующей амортизационной группе;

К - норма амортизации для соответствующей амортизационной группе.

При способе уменьшаемого остатка годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из остаточной стоимости объекта на начало отчётного года и нормы амортизации исчисленная исходя из срока полезного использования объекта, а также коэффициента ускорения устанавливаемого в соответствии с законодательством РФ по перечиню высокотехнологических отраслей и эффективных видов машин и оборудования. Например: если взять данные предыдущий задачи, т.е. условие из задачи по который мы начисляли амортизацию с помощью линейного метода, то годовую норму амортизации 20% следует умножить на коэффициент ускорения: 20%*2 = 40%. 1 год - 500*40% = 200; 2 год - 300*40 = 120; 3 год - 180*40% = 72; 4 год - 108*40% = 45,2; 5 год - 64,8*40% = 39,8; при этом сумма накопленной амортизации составляет 200 за 1 год, 320 за 2 год, 392 за 3 год, 435,2 за 4 год, 475 за 5 год, а остаточная сумма амортизации в свою очередь: 300; 180; 108; 64,8; 25. Последний год из остаточной стоимости вычитают ликвидационную стоимость. При этом способе сумма амортизации по годам уменьшается, в то же время увеличиваются затраты на ремонт этого объекта, поэтому использовать его без применения коэффициента ускорения не целесообразно.

При способе списания стоимости по сумме чисел срока полезного использования годовая сумма амортизации отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и годового соотношения, где в числителе число лет, остающийся до конца срока службы объекта в знаменателе сумма чисел лет срока его службы.

При способе списания стоимости пропорционально объёму продукции начисления амортизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объёма продукции в отчётном периоде и соотношение первоначальной стоимости объекта и предполагаемого объёма продукции за весь срок полезного использования объекта.

На каких счетах в бухгалтерском учёте учитываются расчеты по кредитам и займам? Как разрешаются споры по невозвращённым кредитам?

Для учёта расчётов с банком по полученным кредитам Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрены счета 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам», записи по которым производится на основании выписок банка с соответствующих счетов.

Все вопросы, связанные с выдачей и погашением кредитов, регулируются правилами банков. Между организацией-заёмщиком и банком заключается кредитный договор , в котором предусматриваются (фиксируются): объекты кредитования и срок кредита, условия и порядок его выдачи и погашения, формы обеспечения обязательств, процентные ставки, порядок их уплаты, обязательства, права и ответственность сторон по выдаче и погашению кредита, перечень документов и периодичность их предоставления банку и другие условия.

При наступлении срока платежа, указанного в кредитном договоре, банк самостоятельно списывает с расчётного счёта хозяйства сумму платежа и направляет её на погашение задолженности по ссудным счетам. Если для уплаты на расчётном счёте средств не хватает, то недостающую сумму относят на просроченные ссуды. В этом случае на обороте срочного обязательства указывается, что оно исполнено частично. Для учёта просроченных кредитов по счёту 66 открывается отдельный аналитический счёт «Кредиты, не уплаченные в срок».

Иногда просроченные кредиты погашаются за счёт получения очередного кредита банка, т.е. сумма получаемого кредита направляется не на расчётный счёт, а на погашение просроченного кредита. По просроченным кредитам ставка, т.е. проценты, повышаются и фактически, организация переплачивает кредит практически в двойном размере.

Подотчетные лица - это работники компании, которым разрешено получать денежные средства с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности. Подобное право закрепляется в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых с целью проведения качественного учета расчетов с подотчетными сотрудниками.

Кто является подотчетным лицом?

Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.

Сколько может быть в организации подотчетников?

В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.

Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.

Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.

Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.

Итоги

Подотчетные лица - это , согласно банковскому законодательству, не только работники, оформленные по трудовому договору, но и лица, с которыми у фирмы имеются гражданско-правовые отношения. Работники предприятия в обязательном порядке должны отчитаться по выданным средствам путем составления авансового отчета с приложением к нему оправдательных документов. Все подотчетные лица без исключения обязаны вернуть денежные средства, которые не были полностью истрачены.