Продажи

Как напечатать авансовый отчет на одном листе. Авансовый отчет. Форма и разделы

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и .

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

Дата;
Номер;
Организация;
Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

Авансы;
Товары;
Возвратная тара;
Оплата;
Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

Документ расхода;
Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

Количество;
Цену;
Ставку НДС;
Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
Реквизиты счёт-фактуры;
Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

Документ расхода, это название документа;
Контрагент и договор;
Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

Документ (расхода);
Номенклатура;
Сумма НДС;
Всего заполняется автоматически;
Поставщик;
Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
Выбирается счёт учёта НДС.

Организации регулярно выдают своим сотрудникам подотчетные средства. Эти деньги работники тратят на хозяйственные нужды – командировочные, почтовые расходы, покупку канцелярских товаров, основных средств. Документ, в котором отражаются расходы подотчетных лиц, называется авансовый отчет. Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам? Как оформить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3? На эти вопросы мы ответим в статье.

Читайте в статье:

Авансовый отчет составляют на каждого сотрудника, которому выданы деньги под отчет. Он состоит из двух разделов.

В первом можно увидеть:

сумму задолженности на момент оформления отчета либо организации перед сотрудником (перерасход), либо сотрудника перед компанией;
сколько денег выдано по авансовому отчету;
общую сумму расхода по авансовом отчету;
остаток задолженности по подотчетнику.

Во втором разделе можно детально посмотреть, на что были потрачены деньги подотчетником. Сделать авансовый отчет в 1С 8.3 можно в 4 шага.

Шаг 1. Откройте в окно «Авансовые отчеты» в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне вы увидите список всех авансовых отчетов. Для создания нового авансового отчета нажмите кнопку «Создать» (3).

Откроется окно для формирования авансового отчета. Оно выглядит так:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в 1С 8.3

В верхнем разделе авансового отчета заполните поля: «Организация» (4), «Подотчетное лицо» (5), «Склад» (6). Склад заполняют, если подотчетник приобретал товарно-материальные ценности или основные средства.

Шаг 3. Заполните расходные разделы авансового отчета

«Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
«Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
«Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
«Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
«Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Расскажем о заполнении этих вкладок подробнее.

Авансы

Во вкладке «Авансы» (8) отразите выданные подотчетнику суммы. Для ее заполнения в поле «Документ аванса» выберите из списка нужный расходный кассовый ордер. Сумма аванса заполнится автоматически.

Товары

Если подотчетник приобрел товары или материалы, то отразите их наименование и стоимость во вкладке «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» впишите вид документа, по которому получены ценности, его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые приобрел подотчетник по этой накладной. Заполните также поля «Количество» и «Цена». Данные для поля «Сумма» авансового отчета, 1С 8.3 посчитает сама. «Счет учета» 1С 8.3 определит автоматически, в зависимости от вида приходуемой номенклатуры (товар, материалы, основные средства).

Оплата

Если подотчетное лицо оплатило товар или услуги из подотчетной суммы, то заполните вкладку «Оплата» (10) авансового отчета в 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и укажите реквизиты договора с ним. В «Содержание» впишите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу сделана оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Прочее

Вкладку «Прочее» (11) авансового отчета в 1С 8.3 заполняйте, если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках. Аналогично предыдущим вкладкам заполните «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода (поле «Сумма»). Поле «Счет затрат» авансового отчета, 1С 8.3 заполнит автоматически.

Шаг 4. Сохраните и распечатайте авансовый отчет из 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать авансовый отчет. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Для того чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
Сумма – указываем стоимость билета;
НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
Ниже – номер товарного чека и дата;
Номенклатура – наименование приобретенного товара;
Количество – сколько единиц поступит;
Сумма – которая указана в товарном чеке;
НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.

Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2018 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.

Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.

Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.

Общие моменты

Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.

Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.

Что это такое?

Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.

Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.

Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании приказа руководителем, в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

То есть, авансовый отчет – документ, что подтверждает потраченные средства, выданные из кассы предприятия на определенные потребности – на командировку, хозяйственные нужды.

Действующие нормативы

Определение авансового отчета дано в п. 1 такого нормативного акта, как Постановление Госкомстата России, утвержденного 1 августа 2001 № 55.

Правила, по которым ведутся кассовые операции, утверждены Указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2018 № 3210-У.

Как правильно заполнять авансовый отчет?

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по приходным кассовым ордерам в соответствии с утвержденными правилами.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по расходно-кассовому ордеру. На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1)

Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федрации от 1.08.2001 № 55).

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.

При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Форма АО-1 может применяться ООО с любой формой собственности (это не касается бюджетного учреждения). В общем, форма не претерпела изменений, кроме введения такого раздела, как расписка.

Бухгалтером, что принял у сотрудника документ, снизу бланка оформляется расписка о том, что отчет принят. Далее составленную расписку он передаст работнику.

Составление документа по шагам

Рассмотрим подробнее, как составляется авансовый отчет. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка:

название компании, которая выдавала подотчетные денежные средства;
дата, когда документ составляется;
должность;
свой табельный номер;
назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты).

Вся документация, что подтверждается расходы, отражается на обратной стороне (графы 1 – 6), прописываются суммы.

Бухгалтер должен поставить подпись, что подтвердит принятие бланка на проверку. Специалист отражает его номер и дату, итоговую сумму затрат и количество прилагаемой документации.

В составленной расписке указывают день, когда документ представлен. Такая расписка должна передаваться подотчетным сотрудникам.

После того, как будет проверено правильность составления авансового отчета и использования денег, бухгалтером заполняются на оборотной стороне бланка графа 7, 8. отражается сумма расходов, что принимаются к учету.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму затрат.

Затем работник бухгалтерии вносит сведения на лицевой стороне АО-1. Отражает:

остаток (перерасход) авансовой суммы;
средства, что были получены из кассы фирмы;
израсходованные деньги;
бухгалтерские записи операций учета затрат, что произведены.

Сведения, что вписываются в таблицу, должны формироваться из информации, отраженной в графе 9 (на оборотной стороне авансового отчета).

Проверив правильность арифметических подсчетов, составления документации, израсходование денег в соответствии с целевым назначением, банк должен направляться директору предприятия на утверждение.

Пример заполнения (образец)

Приведем пример того, как может быть заполнен авансовый отчет.

Установленные сроки

Если бланк не подан своевременно, будет иметь место нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП Российской Федерации).

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Сдачи в бухгалтерию

Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят Советом Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 № 40.

Подается отчет:

Хранение в организации

Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

налоговые (при расчете налоговых платежей);
бухгалтерские.

Сроки оговариваются в таких положениях:

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия (п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Основным источником является Приказ, утвержденный чиновниками 25 августа 2010 № 558, где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

документ, что подтвердит направление работника в командировочную поездку;
служебные задания;
договора об ответственности материального характера в учетной политике фирмы.

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.

Кассовый чек	Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2018 году
Бланк строгой отчетности	При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма. На нем должны отражаться такие данные: наименование, серия и номер бланка; название фирмы, ФИО индивидуального предпринимателя; месторасположение юрлица; услуга; цена; оплата; даты; должность лица, который выдал документ и т. д.
Товарный чек	Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм? В обязательном порядке нужно отражать такие сведения: название документа; дату, когда документ составляется; название фирмы; хозоперация; суммы; данные о составившем чек лице; подпись. Указание номера и печати не обязательное требование
Накладные	Форма ТОРГ-12
Счета-фактуры	—
Чеки кассовой техники	—
Платежные документы	По приходным кассовым ордерам

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Часто задаваемые вопросы

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в форме КО-2.

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Акты – подтверждение того, что работа выполнена, но они не являются доказательством оплаты поставщикам. Должны выдаваться квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки.

Все полученные документы и авансовый отчет сотрудник предприятия должен представить бухгалтеру. Отрывную часть авансового отчета будет возвращено работнику.

Это будет доказательством предоставления отчетности в компанию по подотчетным средствам. И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные АО-1.

Работа по документу в 1С

Авансовый отчет может заполняться несколькими способами – при помощи специальной бухгалтерской программы, электронных файлов Еxcel.

По поводу проводок в авансовых отчетах – указывают суммы затрат по всем операциям, дебет счетов, субсчета. Сверяются проводки и суммы, что были приняты, номера счетов, по которым велся дебет затрат.

Если прилагаемая документация представлена на иностранном языке, ее переводят. При выявлении перерасхода средств или остатков, бухгалтером проставляются отметки на первых страницах авансового отчета.

При заполнении документа в 1С следует придерживаться следующих шагов:

Есть такие виды закладок:

для авансов – отражают документы, что являются основанием для выдачи денег (платежные поручения, ордеры и т. д.);
товаров;
тары;
оплаты;
прочего.

После того, как вы нажмете «+», в таблицу будет добавлено строку. Выберите необходимый тип документа, к примеру, при выдаче денег через кассы по РКО.

Откроется журнал кассовых ордеров, где нужно будет выбрать необходимый документ. Далее табличная часть будет заполняться сведениями, отраженными в расчетно-кассовых ордерах.

Заполните 2-ю закладку – укажите товары, что куплены работником за полученные средства, например, бланки. Нажмите «+» и добавьте товар.

Если товар вносили в справочники номенклатуры, все столбцы будут заполнены автоматически. Отразите количество. При указании нескольких товаров действие стоит повторить

Если при покупке использовали возвратную тару, нужно заполнять соответствующую графу. При оприходовании товара и материалов через счет 631 стоит использовать вкладку оплата.

Во вкладке «Прочее» отражают данные о затратах такого плана — на горючие вещества, интернет-услуги и т. д.

Печатная форма должна выводиться нажатием кнопки «Печать» или «Авансовый отчет». Проведите документ, нажав необходимый пункт или «ОК».

Как правильно произвести нумерацию?

Правила по нумерации авансовых отчетов законодательством не устанавливаются. Не говорится о том, как должны проставляться номера.

А значит, компания имеет право на свое усмотрение осуществлять ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении. Это не будет считаться нарушением.

Нюансы в бюджетном учреждении

Деньги, что получены в кассе бюджетной организации, должны оформляться по расходному кассовому ордеру. В обязательном порядке ставится подпись работника бухгалтерии и директора.

Видео: поступление денежных документов от Подотчетного лица

Допускается безналичный перевод средств работнику (на банковские карточки). Авансовые отчеты для бюджетного учреждения должны оформляться по форме, что была утверждена правительством.

В государственной фирме необходимо использовать форму 0504505. Об этом говорится в Приказе Минфина от 30 марта 2018 № 52н.

При заполнении бланка стоит опираться на установленные правила. Персональная информация вносится в документ на лицевой стороне отчета.

Другая сторона должна содержать информацию об израсходовании сумм. Бухгалтером проверяются данные граф 7 – 10, после чего бланк передается на утверждение руководству компании.

Те средства, что выданы в валюте, могут отражаться в валюте или рублях, пересчитанные по действующему курсу. Размер выдаваемых подотчетных средств бюджетными компаниями не ограничивается.

Но есть другое ограничение – по расчетам за предоставленную продукцию или услуги за наличность. Лимит равен 100 тыс. руб. А значит, разовые платежи не могут превышать такой предел.

buhonline24.ru

Понятие авансового отчета

Авансовый отчет является документом, служащим подтверждением факта расходования подотчетным лицом тех денег, которых ему выдали. К нему прикладываются оправдательные документы.

Сотруднику фирмы для предоставления отчета дается три дня после:

Завершения срока, указанного в заявлении на предоставление средств;
Окончания отпуска или периода временной нетрудоспособности, если срок предоставления закончился в эти периоды;
Приезда из командировки.

Официальный бланк

На предприятиях всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений, используется авансовый отчет АО 1. Эта форма унифицирована и на сегодняшний день необязательна для применения. Любая организация имеет возможность сама разработать и утвердить свою форму данного документа с соблюдением всех требований ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для бюджетных организаций с 2015 года применяется авансовый отчет ф 0504505, который утвержден приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 г. В Республике Казахстан используется форма Т-3.

Заполнение отчета

Авансовый отчет – это двухсторонний документ, т.е. имеет лицевую и обратную страницы.

Сперва оформляют лицевую сторону. В шапке указывается наименование организации, номер и дата заполнения, фамилия и инициалы отчитывающего лица, его должность и табельный номер. Обязательно указывается, для каких расходов выданы денежные средства. В табличной части расписывается предыдущий аванс, если он имелся, об оставшихся средствах или перерасходе по этому авансу.

Если по предыдущему авансу у подотчетного лица отражается задолженность, то новый аванс выдавать нельзя.

Затем принимаются за заполнение оборотной стороны. В ней перечисляются все оправдательные документы, которые приобщены, а также, согласно этим документам, суммы произведенных расходов.

Когда в бухгалтерский отдел поступают авансовые отчеты РК, к оправдательным документам могут предъявляться дополнительно прочие требования. Например, при приобретении товарно-материальных ценностей у индивидуального предпринимателя на рынке простой чек надо дополнить закупочным актом. Если товар приобретается у частного лица, то чтобы авансовый отчет РК был принят бухгалтерией необходимо приложить:

Договор купли-продажи;
Копию удостоверения личности продавца;
Акт приема-передачи или накладную.

Далее документ сдается в бухгалтерию для дальнейшей проверки. После проверки на безошибочность оформления и на наличие всех оправдательных документов на лицевой стороне бухгалтер в табличной части производит бухгалтерскую запись и ставит свою подпись. В документе по ф АО-1 бухгалтер дополнительно расписывает сумму фактического расхода прописью и цифрами. Также заполняется расписка о получении, которая отрезается и вручается подотчетному лицу.

После сверки авансового отчета рядовым специалистом бухгалтерской службы, он проверяется и подписывается главным бухгалтером. Затем документ идет на утверждение руководителю фирмы.

Авансовые отчеты обязательно должны утверждаться руководителем организации.

Окончательный расчет

После полной проверки отчета с подотчетным лицом осуществляют конечный расчет по выданным ему средствам. В зависимости от размера произведенных расходов может произойти:

Перерасход;
Остаток средств.

Сумма выявленного перерасхода может выдаваться двумя способами:

Наличностью через кассу предприятия;
Перечислением на банковскую карту.

Если фактические расходы составили сумму меньше, чем было выдано на эти расходы, то остаток вносится сотрудником в кассу с оформлением приходного кассового ордера.

Подотчетные лицами являются очень распространенными контрагентами организаций. Поэтому необходимо очень ответственно подходить к заполнению авансовых отчетов, а также к их проверке и окончательному принятию на учет. Многие бухгалтера предпочитают сами их заполнять, а подотчетное лицо лишь ставит свою подпись. Тем самым они облегчают не только сотрудника организации, но и себя. Ведь в этом случае не приходится сто раз переделывать его.

buh-spravka.ru

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Пример

Итоги

nalog-nalog.ru

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке «Унифицированная форма № АО-1 – Авансовый отчет (скачать)» .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2017 году» .

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дт 71 Кт 50 - выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
Дт 10 Кт 71 - оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
Дт 19 Кт 71 - выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
Дт 50 Кт 71 - возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
Дт 68 Кт 19 - НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
Дт 91 Кт 19 - НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете» .

Итоги

Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).

nalog-nalog.ru

Авансовый отчет командированного сотрудника

К командировочным тратам можно относить:

Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить авансовый отчет по командировке работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. Образец расходного кассового ордера формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку документов (кассовых чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Аванс бывает трех видов:

Денежные документы. При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

fb.ru

Срок сдачи

В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У законодательно устанавливаютсроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Он должен быть оформлен и представлен в бухгалтерию в течение 3-х дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

Отчетность формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного, при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
о работнике, получившем авансирование;
величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и лица, получившего требуемую сумму под отчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Отчет по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть представлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными лицами.