Невозвратный авиабилет в бухгалтерском учете бюджетном учреждении. Командировка отменена: как отразить расходы на невозвратный авиабилет и удержание за отмену брони гостиницы. Пример отражения данной операции в бухгалтерском учете
Иногда при покупке железнодорожных и авиабилетов компании пользуются услугами посредников (агентств), которые реализуют билеты от имени и по поручению компаний-перевозчиков. Посмотрим, с какими сложностями сталкиваются бухгалтеры.
Агентство выставляет счет-фактуру только на свои услуги
Компания для направления работников в командировки приобретает железнодорожные и авиабилеты через агентство. Как принять к вычету НДС по транспортным расходам? Обязано ли агентство, реализующее билеты от имени перевозчика, выставить компании счет-фактуру на стоимость приобретенных через него билетов?
: Агентство продает вам билет не от своего имени, а от имени перевозчиков. Поэтому оно обязано выставлять счета-фактуры только на сумму своих услуг по оформлению билето вп. 1 ст. 156 , п. 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ ; Письмо Минфина от 12.10.2010 № 03-07-09/45 .
Входной НДС со стоимости билета ваша организация может принять к вычету на основании самого билета, если сумма налога выделена в нем отдельной строкой. Счет-фактура для этого не обязателе нп. 1 ст. 172 , пп. 2 , 7 ст. 171 НК РФ ; Письма Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01 , от 21.09.2012 № 03-07-11/393 . Если приобретался электронный билет с выделенным НДС, то достаточно распечатки этого билета и посадочного талон аПисьма Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554 , от 19.08.2013 № 03-03-07/33656 , от 12.01.2011 № 03-07-11/07 .
Агентский сбор - сразу на расходы, а НДС по нему - к вычету
Селенко Ирина, г. Москва
При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Нужно ли дожидаться окончания командировки, чтобы принять к вычету НДС по агентскому сбору и списать стоимость самого сбора в расходы?
: Нет, ждать завершения командировки не нужно. Ведь сервисный сбор - это вознаграждение посреднику за его услуги, а они уже оказаны. Этот сбор можно сразу списать как прочие расход ыподп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225@ . Ждать окончания командировки и утверждения авансового отчета (как это требуется для признания в «прибыльном» учете командировочных расходов) не нужн оп. 7 ст. 272 НК РФ . А НДС в части сервисного сбора можно сразу принять к вычету на основании счета-фактуры агентства.
Возвращаем билет: внимание на сборы
М. Вартанян, г. Тула
При покупке билетов через агентство компания получила счет-фактуру на сумму сервисного сбора за оформление билетов. Мы учли сбор в расходах и приняли НДС к вычету. В следующем квартале компания возвратила агентству часть билетов. При возврате денег перевозчик удержал с нас какие-то суммы (мы получили не полную стоимость возвращенных билетов). От агентства получили корректировочный счет-фактуру. Но в нем - только суммы, связанные с уменьшением сервисного сбора самого агентства. Правильно ли поступило агентство и как нам принять к вычету НДС с возвращенных билетов?
: Если ваши работники не воспользовались билетами и их стоимость была возвращена вам, то принять к вычету НДС со стоимости таких билетов нельзя. У вас нет ни документов, подтверждающих вычет, ни самих расходов, ведь вы получили деньги назад.
Если при возврате неиспользованных билетов стоимость услуг агентства меняется, то агентство абсолютно правильно выставило вам корректировочный счет-фактур уп. 3 ст. 168 НК РФ . В нем должна быть указана только разница между суммой вознаграждения, исчисленной первоначально, и скорректированной суммой агентского вознаграждения после возврата части билетов. Стоимость возвращенных билетов там указываться не должна. В периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости сервисного сбора вам нужно восстановить часть ранее принятого к вычету НДС по агентскому сбору в бухучете и зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в книге прода жподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ ; п. 14 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Излишне признанную в расходах сумму сбора вы признаете в доходах.
Сбор, который перевозчик удержал при возврате денег за сданные билеты, вы можете учесть в качестве прочих расходов в бухучете и внереализационных расходов в налоговом учет еподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ ; Письма Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786 , от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 .
Корректировка НДС при облагаемых и необлагаемых операциях имеет особенности
Галина Е.
Командировки работников нашей компании относятся как к облагаемой, так и к не облагаемой НДС деятельности. Мы ведем раздельный учет входного НДС.
Купили билеты для командированных работников, НДС с услуг агентства принимаем к вычету не сразу - учитываем его на счете 19, субсчет «НДС, подлежащий распределению». В конце квартала (с учетом установленной на данный квартал пропорции облагаемых и необлагаемых операций) часть НДС принимаем к вычету (относим на счет 68-НДС), другую часть - списываем на общехозяйственные расходы (на счет 26).
Часть билетов возвратили агентству, оно выставило корректировочный счет-фактуру, уменьшив стоимость своих услуг. Как нам скорректировать НДС?
: Корректировка НДС зависит от того, в каком периоде вы возвратили билеты и получили от агентства корректировочный счет-фактуру.
СИТУАЦИЯ 1. Это произошло до завершения квартала. В таком случае надо сторнировать часть суммы входного НДС на счете 19 (в корреспонденции со счетом 60). Восстанавливать НДС нет необходимости, ведь он еще не был принят к вычету.
СИТУАЦИЯ 2. Корректировочный счет-фактура получен в следующем квартале, когда входной НДС по сервисному сбору уже был распределен между облагаемой и не облагаемой НДС деятельность юп. 4 ст. 170 НК РФ .
В такой ситуации нужно восстановить часть принятого к вычету НДС.
(1) При восстановлении НДС не нужно ориентироваться на соотношение облагаемых и необлагаемых операций квартала, в котором получен корректировочный счет-фактура.
Рассмотрим это на примере.
Пример. Восстановление НДС, предъявленного агентом, при корректировке стоимости его услуг в следующем квартале
/ условие / Организация ведет деятельность как облагаемую НДС, так и не облагаемую этим налогом. В январе 2014 г. через агентство куплены три авиабилета. Сумма сервисного сбора за их оформление составила 2250 руб. (1906,78 руб. - сумма без НДС, 343,22 руб. - НДС). В апреле 2014 г. компания вернула 1 неиспользованный билет агентству. Вознаграждение агентства уменьшено на 750 руб. (635,59 руб. - сумма без НДС, 114,41 руб. - НДС). Агентство выписало корректировочный счет-фактуру.
В I квартале 2014 г. доля не облагаемых НДС операций в общем объеме доходов составила 0,2, облагаемых - 0,8, во II квартале - 0,15 и 0,85 соответственно.
/ решение / В бухгалтерском учете операции по покупке билетов и их частичному возврату оформляются следующим образом.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| При покупке билетов (в январе) | |||
| Отражены затраты на сервисный сбор | 1906,78 | ||
| Отражен НДС, предъявленный контрагентом | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 343,22 | |
| Сервисный сбор оплачен | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 51 «Расчетные счета» | 2250,00 |
| На конец квартала (31 марта) | |||
| Часть предъявленного НДС принята к вычету пропорционально доле облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,8) |
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19 «НДС, подлежащий распределению» | 274,58 |
| Часть входного НДС учтена в расходах пропорционально доле не облагаемых НДС операций (343,22 руб. х 0,2) |
26 «Общехозяйственные расходы» | 19 «НДС, подлежащий распределению» | 68,64 |
| В периоде корректировки суммы сервисного сбора (в апреле) | |||
| СТОРНО
Отражена разница в стоимости сервисного сбора при корректировке |
26 «Общехозяйственные расходы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 635,59 |
| СТОРНО
Отражена разница в предъявленном НДС при корректировке |
19 «НДС, подлежащий распределению» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 114,41 |
| Восстановлен принятый к вычету НДС с суммы уменьшения сервисного сбора (114,41 руб. х 0,8) |
19 «НДС, подлежащий распределению» | 68-«НДС» | 91,53 |
| В книге продаж надо отразить именно эту сумму восстановленного НДС - 91,53 руб. | |||
| СТОРНО
Восстановлена часть входного НДС, учтенного ранее в составе расходов (114,41 руб. х 0,2) |
26 «Общехозяйственные расходы» | 19 «НДС, подлежащий распределению» | 22,88 |
Как отразить в учете организации неустойку за возврат авиабилета в связи с изменением срока командировки?
Работник организации был направлен в командировку, для чего организация в безналичном порядке приобрела от своего имени для работника авиабилет (в документарной форме), провозная плата по которому составила 8496 руб. (в том числе НДС 1296 руб.). Однако срок командировки был изменен, в результате чего авиабилет был сдан подотчетным лицом менее чем за 24 часа до рейса. Перевозчиком при возврате провозной платы удержана неустойка (25%), в результате чего было возвращено 6372 руб. Доходы и расходы для целей налогообложения учитываются методом начисления.Трудовые отношения
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ , п. 11 Положения). В данном случае организация приобретает для работника авиабилет в безналичном порядке.Нормативно-правовое регулирование
По договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд. Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, форма которого устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами (п. п. 1, 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ). В данном случае был приобретен авиабилет (форма которого утверждена Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15 "Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации"). Перевозка пассажиров воздушным транспортом регламентируется от 19.03.1997 N 60-ФЗ. Пассажир вправе заключить с перевозчиком договор воздушной перевозки, предусматривающий условие возврата уплаченной по договору воздушной перевозки провозной платы при расторжении договора, об условиях возврата которой перевозчик (уполномоченное им лицо) обязан информировать пассажира до заключения договора воздушной перевозки пассажира. Порядок информирования пассажиров об условиях возврата уплаченной за воздушную перевозку провозной платы устанавливается федеральными авиационными правилами (п. 1.1 ст. 103 ВК РФ). При отказе пассажира от перелета с уведомлением перевозчика позднее чем за 24 часа до окончания времени регистрации на рейс при возврате пассажиру провозной платы взимается неустойка в размере не более чем 25% уплаченной пассажиром за перевозку провозной платы (пп. 1, 2 п. 1 ст. 108 ВК РФ , п. 96, пп. "а" п. 97, п. 100 Правил формирования и применения тарифов на регулярные воздушные перевозки пассажиров и багажа, взимания сборов в области граж данской авиации, утвержденных Приказом Минтранса России от 25.09.2008 N 155). Правилами перевозчика может быть установлен более льготный срок уведомления об отказе от перевозки (менее чем за 24 часа до окончания установленного в соответствии с п. 81 Общих правил воздушных перевозок, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, времени регистрации пассажиров на указанный в билете рейс (п. 99 Правил)). Порядок возврата уплаченных сборов при прекращении действия договора воздушной перевозки пассажира в связи с его добровольным отказом от всей перевозки (части перевозки) установлен п. 93 Правил. В данной консультации уплата и возврат сборов не рассматриваются. В данном случае при отказе от перевозки перевозчиком удержана неустойка в размере 25% от провозной платы, т.е. в сумме 2124 руб. (8496 руб. x 25%).Бухгалтерский учет
Сумма неустойки, взысканная при возврате авиабилета, учитывается в составе прочих расходов в качестве штрафной санкции за нарушение условий договора (п. п. 11, 14.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Признание указанных расходов в данном случае производится при появлении у перевозчика права на удержание неустойки, т.е. при сдаче перевозчику авиабилета и расчете им суммы неустойки. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенный авиабилет установленной формы учитывается как денежный документ на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (в сумме фактических затрат на его приобретение). В данном случае возврат авиабилета осуществляется работником организации. Для отражения расчетов с работниками при выдаче им под отчет денежных документов используется счет 71. Выдача авиабилета работнику для его возврата перевозчику может отражаться записью по кредиту счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с дебетом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Следовательно, после того как билет был сдан, по кредиту счета 71 отражаются: - сумма денежных средств, возвращенных работнику перевозчиком в связи с отказом от поездки, в корреспонденции с дебетом счета 50, субсчет 50-1 "Касса организации"; - расходы в виде удержанной неустойки в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".Налог на прибыль организаций
В целях налогообложения прибыли полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ . Расходы при этом должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Согласно разъяснениям Минфина России удержанная при возврате билета сумма является санкцией за нарушение договорных обязательств и может быть учтена в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, по пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ (Письма от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616). Подробнее по данному вопросу см. также Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль. Указанные расходы признаются на дату признания их должником, т.е. в данном случае на дату возврата билета и удержания неустойки в соответствии с условиями приобретения и возврата билета (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).Налог на добавленную стоимость (НДС)
По общему правилу НДС, уплаченный по расходам на командировки (включая расходы на проезд), подлежит налоговому вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). В отношении расходов на проезд налоговый вычет производится на основании счетов-фактур или иных документов, в частности на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы, после принятия на учет расходов на проезд (п. 1 ст. 172 НК РФ). В данном случае авиабилет сдан, т.е. фактически произошел отказ от договора перевозки, в связи с чем расходы по проезду не были понесены и, соответственно, не были признаны в бухгалтерском учете. Следовательно, оснований для налогового вычета НДС, указанного в авиабилете, у организации не возникло.|
Сумма, руб. |
Первичный документ |
|||
|
На дату передачи билета подотчетному лицу для его возврата перевозчику |
||||
|
Авиабилет передан подотчетному лицу для возврата перевозчику |
Распоряжение руководителя о переносе срока командировки, Журнал учета приема-выдачи денежных документов |
|||
|
На дату возврата подотчетным лицом суммы за сданный авиабилет |
||||
|
Отражено внесение в кассу организации суммы за сданный авиабилет |
Приходный кассовый ордер |
|||
|
Удержанная при возврате авиабилета неустойка отражена в прочих расходах |
Квитанция возврата авиабилета |
|||
Л.В.Гужелева
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению
Работник организации был направлен в командировку, для чего организация в безналичном порядке приобрела от своего имени для работника авиабилет (в документарной форме), провозная плата по которому составила 8496 руб. (в том числе НДС 1296 руб.). Однако срок командировки был изменен, в результате чего авиабилет был сдан подотчетным лицом менее чем за 24 часа до рейса. Перевозчиком при возврате провозной платы удержана неустойка (25%), в результате чего было возвращено 6372 руб. Доходы и расходы для целей налогообложения учитываются методом начисления.
Бухгалтерский учет
Сумма неустойки, взысканная при возврате авиабилета, учитывается в составе прочих расходов в качестве штрафной санкции за нарушение условий договора (п. п. 11, 14.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Признание указанных расходов в данном случае производится при появлении у перевозчика права на удержание неустойки, т.е. при сдаче перевозчику авиабилета и расчете им суммы неустойки.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, приобретенный авиабилет установленной формы учитывается как денежный документ на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (в сумме фактических затрат на его приобретение).
В данном случае возврат авиабилета осуществляется работником организации.
Для отражения расчетов с работниками при выдаче им под отчет денежных документов используется счет 71. Выдача авиабилета работнику для его возврата перевозчику может отражаться записью по кредиту счета 50, субсчет 50-3, в корреспонденции с дебетом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Следовательно, после того как билет был сдан, по кредиту счета 71 отражаются:
Сумма денежных средств, возвращенных работнику перевозчиком в связи с отказом от поездки, в корреспонденции с дебетом счета 50, субсчет 50-1 "Касса организации";
Расходы в виде удержанной неустойки в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".
Налог на прибыль организаций
В целях налогообложения прибыли полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ. Расходы при этом должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Согласно разъяснениям Минфина России удержанная при возврате билета сумма является санкцией за нарушение договорных обязательств и может быть учтена в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, по пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ (Письма от 29.11.2011 N 03-03-06/1/786, от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616).
Указанные расходы признаются на дату признания их должником, т.е. в данном случае на дату возврата билета и удержания неустойки в соответствии с условиями приобретения и возврата билета (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Налог на добавленную стоимость (НДС)
По общему правилу НДС, уплаченный по расходам на командировки (включая расходы на проезд), подлежит налоговому вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
В отношении расходов на проезд налоговый вычет производится на основании счетов-фактур или иных документов, в частности на основании авиабилета, оформленного на бланке установленной формы, после принятия на учет расходов на проезд (п. 1 ст. 172 НК РФ).
В данном случае авиабилет сдан, т.е. фактически произошел отказ от договора перевозки, в связи с чем расходы по проезду не были понесены и, соответственно, не были признаны в бухгалтерском учете. Следовательно, оснований для налогового вычета НДС, указанного в авиабилете, у организации не возникло.
Прошу Вас подсказать какими проводками отразить в бухгалтерском учете приобретение и возврат авиабилетов оплаченных поставщику безналичным расчетом?
Ответ
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» ():
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
Покупку билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:
Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
Возврат билетов отразите в бухгалтерском учете следующими проводками:
Дебет 76 (60) Кредит 50-3 – возвращены билеты;
Дебет 51 Кредит 76 (60) – получена стоимость билетов;
Дебет 91-2 Кредит 76 (60) – отражен штраф за возврат билета.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» ():*
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов и ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета , ).
Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:*
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит , спишите стоимость электронного билета на затраты (п. , ПБУ 10/99).
В учете отразите это так:*
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: Возврат железнодорожного билета
Клиент вернул турфирме приобретенный у нее железнодорожный билет, который та сдала в кассу РЖД. Взамен фирме выдали квитанцию разных сборов, удержав с нее штраф за возврат билета. Деньги туристу фирма вернула за вычетом штрафа. Каким образом отразить данную операцию в бухучете?
Отвечает
И.Н. Петрова,
аудитор
В бухгалтерском учете турфирмы нужно сделать следующие проводки:
Дебет 50 субсчет «Денежные документы»
Кредит 76 субсчет «Расчеты с туристом по приобретению билетов»
– получен от клиента возвращенный билет (оформляются ПКО на стоимость билета, делается запись в журнале учета денежных документов);
Дебет 71
Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
– выдан под отчет работнику турфирмы билет для возврата (оформляется РКО на стоимость билета, делается запись в журнале учета денежных документов);
Дебет 50 субсчет «Касса организации»
Кредит 71
– поступили деньги за возвращенный билет в кассу турфирмы;
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы»
Кредит 71
– отражена разница между ценой билета и суммой возврата (оформляется бухгалтерская справка с приложением копии квитанции разных сборов и объяснительной записки о причинах возврата);
Кредит 50 субсчет «Касса организации»
– выданы деньги клиенту за вычетом штрафа, удержанного РЖД;
Дебет 76 субсчет «Расчеты с туристом по приобретению билетов»
Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»
– отражен штраф за возврат билета (составляется бухгалтерская справка).
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Перечень расходов по командировке включает оплату ж/д билетов, приобретаемых для проезда к месту исполнения служебного задания и обратно. Форма билета установлена Министерством, в чьем ведомстве находится транспорт. Документ является бланком строгой отчетности (БСО), имеет уникальную нумерацию, стоимостную оценку и дает право на получение одноразовой услуги. В обороте используются наряду с бумажными электронные носители. В статье расскажем про учет жд билетов, дадим примеры проводок.
Бухгалтерский учет операций с ж/д билетами
Пример стандартных проводок в учете
Работник П. получил служебное задание, для реализации которого потребовалась командировка. На покрытие расходов были выданы средства под отчет в размере 5 000 рублей. По окончании командировки работник предоставил отчет по расходам, общая сумма которых составила 6 200 рублей, в том числе НДС в сумме стоимости ж/д билетов 320 рублей. В учете предприятия производятся записи:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма (в рублях) |
| Произведена выдача средств под отчет | 71 | 50 | 5 000 |
| При утверждении отчета отражено отнесение суммы в расходы | 26 (44) | 71 | 5 880 |
| Учтен НДС, выделенный в билетах | 19 | 71 | 320 |
| НДС по билетам принят к вычету | 68 | 19 | 320 |
| Выдана сумма перерасхода по отчету | 71 | 50 | 1 200 |
Учет документов и расходов по ним осуществляется на основании авансовых отчетов. Документ подлежит проверке работником бухгалтерии, утверждается руководителем и представляется в кассу для проведения расчетов. В организациях приказами устанавливаются сроки отчетности. Отсчет срока для командировок исчисляется со дня прибытия.
Включение оплаты проезда в состав расходов
НК РФ устанавливает право внесения в состав затрат расходов на командировки, включая оплату проезда (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Суммы принимаются в составе прочих расходов. Одной из основных задач при списании расходов является подтверждение необходимости командировки, для чего разрабатывается и утверждается служебное задание. При учете затрат для снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы должны быть:
- Подтверждены документальными формами.
- Экономически обоснованы – совершены в рамках деятельности, направленной на получение прибыли.
- Оформлены формами, разрешенными законодательством.
В документообороте допускается применение бездокументальной формы – электронных билетов (БСО). Документы приобретаются путем безналичного онлайн расчета. Наличие документа недостаточно для подтверждения расходов и факта проезда. Для удостоверения фактического получения услуг на железнодорожном транспорте необходимо иметь маршрут/квитанцию, посадочный талон.
Факт оплаты удостоверяет выписка из электронной системы – контрольный купон.
Сравнение оформления билетов документальной и бездокументальных форм
При использовании ж/д билетов разных видов имеют отличительные особенности, учитываемые при использовании их в документообороте.
| Условия учета | Бумажный носитель | Электронный носитель |
| Используемые перевозчиком названия | ОАО «ФПК» | ОАО «РЖД» |
| Подтверждение наличия документа | Билет, оформленный на БСО | Используется распечатка документа маршрутной квитанции на бумажный носитель и посадочный талон |
| Подтверждение факта оплаты | Не требуется | Чек ККМ, терминала электронный платежей при подтверждении личности плательщика |
| Документ для применения вычета по НДС | Билет (БСО) с указанием суммы налога | Маршрут/квитанция с выделенным налогом |
| Документ для подтверждения расходов | Билет | Посадочный талон |
Прямого указания на перечень форм по электронным билетам в НК РФ отсутствует, необходимо ориентироваться на пояснения о документообороте, представленные РЖД.
Отражение в расходах при утрате документов
Лица, направляемые в командировки, совершают приобретения ж/д билетов как физическое лицо с последующим отражением затрат в авансовых отчетах. В отдельных случаях билеты приобретаются предприятием по безналичному расчету с отражением БСО в отдельном журнале. Списание расходов оплаты билетов по командировке возможно после исполнения служебного задания.
Покрытие затрат при утере или порче БСО, посадочного талона осуществляется на основании дубликатов документов, выданных по запросу лица. При отсутствии возможности предъявить дубликаты документов:
- Основания для отчетности отсутствуют.
- Сумма, выданная ранее под отчет, включается в состав доходов работника и облагается НДФЛ.
- Работник имеет право обратиться к руководству для компенсации расходов.
- Выплата производится по минимальной стоимости проезда. Для ж/д перевозок сумма устанавливается по стоимости билета в общем вагоне, или плацкартного при его отсутствии на маршруте.
Компенсации затрат работника при утерянных документах не могут быть отнесены к расходам предприятия, уменьшающим налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ). В связи с отсутствием документально подтвержденных расходов сумма покрывается за счет прибыли после налогообложения.
Учет НДС по билетам, книга покупок
НДС учитывается в составе вычетов в периоде утверждения авансового отчета. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, если расходы по командировке, включая стоимость билетов, учитываются при налогообложении прибылью, НДС принимается к вычету. Условия реализации вычета:
- Наличие документа в оригинальной форме.
- Выделение суммы налога в документе.
- Запись документа в книге покупок.
- Внесение данных в книгу покупок в периоде утверждения расходов.
Наличие счета-фактуры для применения вычета не требуется. При внесении записи в книгу покупок необходимо учитывать, что стоимость билета складывается из нескольких составляющих частей, среди которых имеются суммы, облагаемые НДС по разным ставкам. В состав стоимости включаются оплата проезда по ставке 10% и могут входить услуги, облагаемые налогом по ставке 18%.
Для включения налога в состав вычетов не требуется разделение сумм по ставкам.
Приобретение билетов через посредника
В случае приобретения ж/д билетов через посредника у предприятия возникает несколько вариантов учета. При покупке билетов в сумму входит стоимость проезда, соответствующая цене перевозчика и сумма, выплачиваемая за посреднические услуги. Особенности учета при прямой покупке и через посредника:
| Операция | Прямая покупка | Приобретение у посредника |
| Учет в расходах стоимости билетов | В момент признания расхода по авансовому отчету, при безналичной оплате – после отчета по командировке (сдается руководителю) | Аналогично |
| Учет в расходах стоимость услуг | Отсутствуют | Принимаются в учете после совершения и получения документов |
| Учет НДС по билетам | Запись в книге покупок осуществляется на основании ж/д билетов (БСО) | Аналогично |
| Учет НДС по услугам | Отсутствует | В момент признания расхода |
В практике возникают случаи, когда посредник выписывает документы от своего имени на стоимость билета и сервисного сбора. В данном случае посредническими услугами лица является только сумма вознаграждения, оплаченная сторонней организации. При учете БСО в книге покупок данные посредника не отражаются, указывается только перевозчик.
Действия при возврате билета
Отмена командировки или ее перенос вызывает необходимость возврата приобретенного билета. Об отмене поездки для исполнения служебного задания издается приказ с распоряжением относительно сумм подотчета. В стандартном варианте суммы, полученные работником, поступают после возврата приобретенного билета в кассу предприятия. При сдаче документа перевозчик не возвращает сбор, уплачиваемый при покупке билета.
Пример 1. Работник М. был направлен в командировку по заданию предприятия. Из кассы работнику был выдана сумма 3 000 рублей. Стоимость приобретенного билета составила 2 300 рублей. По просьбе принимающей стороны командировка была перенесена на более поздний период. М. вынужден был сдать приобретенный заранее билет в кассу ж/д с утратой суммы сбора в размере 150 рублей. В учете предприятия произведены записи:
- Учтена сумма, выданная под отчет: Дт 71 Кт 50 на сумму 3 000 рублей;
- Отражена сумма отчета на размер сбора: Дт 91 Кт 71 на сумму 150 рублей;
- Остаток суммы подотчета принят в кассу: Дт 50 Кт 71 на сумму 2 850 рублей.
Траты по отмененной командировке включаются предприятием в состав прочих расходов. Читайте также статью: → “ ». Если лицо подтвердило документально произведенные расходы, их считают обоснованными и связанными с ведением деятельности. Необходимости в корректировке НДС при возврате билетов не возникает в связи с отсутствием записи в учете при приобретении билета подотчетным лицом до представления отчетности.
Иностранный язык билетов
В ходе заграничных поездок приобретаются билеты, выписанные на иностранном языке. Позиция законодательных органов отражена в письме Минфина от 10.04.2013 № 03-07/11/11867. Документ указывает на необходимость ведения документов первичного учета на русском языке, что обязывает иметь перевод форм, представленный по строкам.
Для принятия расходов перевод второстепенной информации документа не требуется. В случае использования данных для вычета по НДС перевод является обязательным по сведениям о поставщике услуг, покупателе, описании суммы документа и налога. Особых условий к форме перевода не предъявляется. Нотариально заверять текст не требуется.
Рубрика “Вопросы и ответы”
Вопрос №1. Как поступают в случаях просрочки предоставления работником отчетности по командировочным расходам?
Подотчетная сумма при задержке отчета по полученным средствам подлежит удержанию из заработной платы работника в размере, не превышающем 20% величины месячного дохода (ст. 138 ТК РФ).
Вопрос №2. Какая дата ж/д билетов электронной формы учитывается при записи в книге покупок?
В формах документов, созданных в электронном виде, имеются даты приобретения и отправления. Датой документа служит день отправления. Дата покупки, указанная на билете, в учете не отражается.
Вопрос №3. Как учесть курсовую разницу со стоимости ж/д билетов по зарубежной командировке?
Датой признания расходов по командировке является день утверждения авансового отчета. Разница курсов валют уточняется не на день оплаты, а на дату утверждения отчета.
Вопрос №4. Как отразить в книге покупок билет в электронной форме, если в маршрутной квитанции отсутствует ИНН/КПП перевозчика?
Электронные формы ж/д билетов не имеют всех реквизитов, обязательных для документов на бумажных носителях. При записи в книге покупок в графах об ИНН/КПП ставится прочерк.
Вопрос №5. Как осуществляется возврат билетов, купленных через электронную систему расчетов?
Для возврата билета требуется иметь обоснование – подача заявления в форме претензии на возврат средств. Срок представления заявления составляет полгода, определяемый от даты отправки поезда. В течение месяца перевозчик принимает решение, о чем сообщается заявителю. В зависимости от основания и времени обращения определяется величина суммы, возвращаемая безналичным переводом на реквизиты плательщика.
